Cuando termine de ingresar las adquisiciones a la plantilla, guarde el archivo localmente en su computador. Para realizar la importación de la plantilla, haga clic en “Usar el Excel” y luego en “Cargar adquisiciones”.
Para los siguientes campos debe ingresar códigos. Consulte la segunda hoja “Archivo de datos” para saber cuáles códigos debe ingresar.
• Código de las Naciones Unidas (UNSPSC)
• Fecha estimada de inicio del proceso de selección: Mes del año donde se planea iniciar el proceso.
• Fecha estimada de presentación de ofertas: Mes del año en el que planea presentar las ofertas.
• Duración estimada del contrato (intervalo): Se refiere a la unidad en la que va a expresar la duración (días, meses, años).
Cuando descarga la plantilla. En la primera hoja “Adquisiciones” usted debe ingresar todas las contrataciones que hará en el año la Entidad. La segunda hoja se llama “Archivo de datos”. Esta hoja contiene los códigos que usted debe utilizar para diligenciar la primera hoja. El sistema le pide diligenciar la información en códigos con el fin de minimizar errores en el cargue y poder convertir el archivo Excel a un HTML que sea fácilmente consultable por los interesados en el PAA de la Entidad.
ii. Inclusión masiva de adquisiciones planeadas: Consiste en agregar todos los bienes y/o servicios que la Entidad Estatal tiene previsto adquirir durante el año desde una plantilla tipo de Excel. Para cargar la información de las adquisiciones masivamente, haga clic en “Usar el Excel” y luego en “Descargar plantilla”.
Repita el procedimiento para todas las adquisiciones de la Entidad. SECOP II, traerá la información ingresada en la sección de adquisiciones planeadas.
El SECOP II, habilita un formulario para ingresar el detalle de la adquisición. El formulario incluye, “Código UNSPSC” ingrese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios con los que identificará la adquisición, puede seleccionar varios códigos en este campo. Recuerde que puede usar códigos a tercer o cuarto nivel. En la descripción escriba el objeto de la adquisición. Seleccione la fecha estimada de inicio del proceso de selección, de presentación de ofertas y duración estimada del contrato.
2. Adquisiciones planeadas
En esta sección usted debe ingresar todas las adquisiciones que va a realizar la Entidad Estatal durante el año. Tiene dos alternativas para cargar esta información: (i) ingresarla manualmente; o (ii) importar todos los datos desde un archivo Excel.
Recuerde que en cualquier momento puede hacer clic en “Guardar” para almacenar en SECOP II la información ingresada del Plan Anual de Adquisiciones y continuar con su edición después.
El SECOP II le confirma que la creación del Plan Anual fue exitosa. Si usted configuró equipo para el Plan Anual, encontrará activo el botón “Enviar para aprobación” o sino el de “Finalizar”. Por el momento no haga clic allí. Sólo debe hacerlo cuando termine de completar el PAA y quiera que el aprobador designado de su visto bueno para la publicación o finalizar con su edición.
Haga clic en “Guardar y continuar” para almacenar la información de esta sección y confirmar la creación de su PAA.
En la sección de “Configuración del equipo y del flujo de aprobación” el creador del Plan Anual de Adquisiciones puede seleccionar el equipo ya creado o modificarlo haciendo clic en “Detalle”. Sólo podrá hacer la modificación si está previamente autorizado por el usuario administrador.
Para modificar el equipo del plan anual, haga clic en “Detalle” y siga las instrucciones explicadas en la sección anterior de esta guía I. Crear el equipo del Plan Anual de Adquisiciones.
