1. Información general
En “Información general” usted debe seleccionar el año del Plan Anual de Adquisiciones, he ingresar la misión, visión y la perspectiva estratégica de la Entidad Estatal; la información de contacto del responsable del Plan Anual en la Entidad Estatal; y los valores del límite de contratación menor y mínima cuantía establecidos para la Entidad.
Si la Entidad decidió trabajar con equipos del PAA, los usuarios del equipo deben ingresar a crear el Plan Anual. En caso contrario, el funcionario designado puede ingresar directamente a la funcionalidad. Las instrucciones de esta sección están dirigidas a los usuarios encargados de cargar el PAA al SECOP II.
Finalmente, para terminar la creación del equipo del Plan Anual de Adquisiciones haga clic en “Crear”.
Por último, haga clic en “Crear” para finalizar con la creación del flujo de aprobación.
La forma de ingresar las tareas de aprobación es igual para los tres tipos de flujo. Haga clic en “Editar” y diligencie un nombre y una descripción para la tarea. Defina a quién la va a asignar. Tenga en cuenta que en los tres tipos de flujo usted le puede asignar la tarea no sólo a nivel de usuario, sino de grupos de usuarios (puede crear los grupos también desde el menú de “Configuración de la Entidad Estatal). Cuando selecciona un grupo de usuarios como aprobadores, cualquier usuario que los integre podrá ejecutar la tarea de aprobación.
Usted puede configurar flujos de aprobación de tres formas diferentes:
1. Único aprobador: La publicación y las modificaciones al PAA quedan públicas tras la aprobación de este único usuario.
Para crear un nuevo flujo de aprobación haga clic en “Crear flujo”. Escriba el nombre y la descripción del flujo de aprobación. Deje marcada la opción del mensaje de alerta para que el SECOP II le notifique al aprobador a su correo electrónico, que debe realizar la aprobación. Seleccione “Si” en “Flujo de aprobación global” para que el SECOP II le permita reutilizar este flujo de aprobación para otro equipo del PAA que pueda crear más adelante.
En la tercera sección de “Flujo de aprobación”. Usted puede seleccionar un flujo de aprobación dentro de la lista de flujos configurados por el usuario administrador de la cuenta de la Entidad o crear un nuevo flujo de aprobación para el Plan Anual de Adquisiciones.
Haga clic en “Acceder” y luego en “Agregar usuarios” para establecer los usuarios autorizados a gestionar el Plan Anual de Adquisiciones. Es muy importante que incluya al usuario aprobador del PAA en esta sección. Adicionalmente el SECOP II, permite establecer permisos diferenciales: Sólo lectura (“Ver” y “Leer”), sólo edición de un PAA ya creado (“Editar”) o permisos totales para crear y modificar el PAA (“Crear y control”). Le recomendamos dejar a todos los usuarios del equipo con permisos totales para que puedan editar libremente el PAA.
SECOP II, le muestra un formulario con dos secciones: “Información general” y “Flujo de aprobación”. La información general se refiere a los datos con los que va a identificar el equipo y su configuración básica. El flujo de aprobación se refiere a los puntos de control que la Entidad va a establecer antes de la publicación o modificación del PAA. En Información General escriba el nombre del equipo. Opcionalmente puede agregar una descripción.
