Usted también puede crear respuestas a observaciones que no hayan sido recibidas a través del SECOP II (por ejemplo, observaciones de otras Entidades Estatales o de la ciudadanía enviadas al correo electrónico de la Entidad). Para crear una respuesta a una observación que no se haya recibido a través del SECOP II, haga clic en “Crear” y siga el procedimiento ya explicado. Con el mensaje de respuesta puede adjuntar el documento con la observación recibida.
Puede escribir su respuesta directamente sobre el área de texto o adjuntar un documento. Haga clic en “Enviar”. También puede hacer clic en “Contestar todos” y responder todas las observaciones recibidas de una vez. Tenga en cuenta que puede guardar sus respuestas como un borrador y enviarlas posteriormente.
Para responder las observaciones al borrador del pliego de condiciones, ingrese a la sección “Observaciones a los documentos del Proceso” del área de trabajo. Haga clic en “Contestar” y seleccione al Proveedor o Proveedores a los cuales le va a contestar.
Siempre que quiera ir al área de trabajo del Proceso, haga clic en “Expediente”.
NOTA: En el Detalle del Proceso encuentra la opción “Ver enlace”, para compartir el expediente electrónico del Proceso debe seleccionar el enlace, copiar y después pegar en la herramienta donde va a transmitir la información.
6. Observaciones: Esta funcionalidad permite recibir y contestar las observaciones al proyecto de pliegos y a los pliegos definitivos. El envío de observaciones se deshabilita para los Proveedores una vez se cumple la fecha límite establecida por la Entidad en el cronograma. Debe contestar todas las observaciones para poder avanzar con el Proceso de Contratación.
El SECOP II habilita el área de trabajo en la que encuentra las funcionalidades necesarias para adelantar el Proceso de Contratación en línea e interactuar con los Proveedores en las diferentes fases. Las funcionalidades más importantes son:
1. Detalle del proceso: El SECOP II permite consultar los datos básicos del proceso y muestra un enlace “ver pliegos” para consultar el borrador del pliego de condiciones.
Una vez creado el borrador del pliego de condiciones debe publicarlo.
Es una buena práctica revisar primero el cronograma para verificar que todas las fechas estén correctas. Haga clic en “Ir a Publicar”. Si la Entidad Estatal configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la publicación y luego hacer clic en “Publicar”. En caso contrario el SECOP II muestra directamente el botón “Publicar”. Haga clic ahí para que el Proceso pueda ser consultado en SECOP II por cualquier interesado.
2.5. Documentos de la oferta
En esta sección del pliego borrador encuentra una lista de documentos que suelen solicitar las Entidades Estatales en los Procesos de Contratación. El uso de esta sección es opcional. Si usted solicitó los documentos en el cuestionario, tenga en cuenta no repetir documentos en ambas secciones.
SECOP II le permite especificar si el Proveedor debe presentar el documento con la oferta o con el contrato.
2.4 Documentos del Proceso
En esta sección del borrador del pliego de condiciones debe cargar los documentos que complementen la información diligenciada en otras secciones del pliego electrónico del Proceso, por ejemplo, los Estudios previos, documento complementario al pliego y los anexos o fichas técnicas.
Si el Proceso de Contratación está dividido en lotes, usted debe crear una “Lista de artículos” por cada Lote. Haga clic en “Agregar pregunta”, luego en “Lista de precios” y posteriormente en “Siguiente”. Repita el procedimiento anterior. Escoja de la lista desplegable un lote para cada lista de precios. Verifique que cada lista de precios efectivamente corresponda con el lote indicado.
Una vez haya estructurado el cuestionario del proceso guarde los cambios y continúe con la siguiente sección..
