Compradores

Para abrir el sobre económico, primero debe admitir las ofertas que cumplieron con los requisitos habilitantes y técnicos exigidos en el Proceso. Así, la Entidad procederá a abrir exclusivamente el sobre económico de las ofertas admitidas.
Haga clic en “Procesos”, luego en “Procesos de la Entidad Estatal” y seleccione el proceso en el que usted va a realizar la subasta. Haga clic en “Detalle”. SECOP II le muestra el área de trabajo del Proceso.
Vaya a la sección “Lista de ofertas” del área de trabajo del Proceso y haga clic en “Abrir panel”.

d. Documentos del Proceso 
En esta sección usted puede cargar los documentos que complementen la información diligenciada en otras secciones de los términos de referencia como los estudios previos, fichas técnicas o formatos que tenga que diligenciar el contratista.

El tipo de preguntas que incluya depende de la respuesta que busca de los Proveedores. Por ejemplo, puede agregar una pregunta numérica, preguntas lógicas (de SI o NO); preguntas abiertas para que el Proveedor redacte algún texto (usted define el número de caracteres que puede tener la respuesta) o preguntas numéricas. En el   campo “Pregunta” incluya el documento o la información a solicitar.

El SECOP II le permite cargar manualmente máximo veinte líneas en la lista de artículos. En todo caso usted puede hacer una carga masiva de artículos. Para ello, desde la pregunta lista de precios haga clic en “Opciones”, y seleccione “Exportación a Excel” para descargar la plantilla de lista de precios del SECOP II. Cuando tenga lista la plantilla, cárguela haciendo clic en “Importar desde Excel”.

Diligencie la información de los bienes y servicios a cotizar: referencia del artículo, código del Clasificador de las Naciones Unidas, descripción y cantidad. Puede dejar sin diligenciar el precio unitario.

c. Cuestionario
En esta sección la Entidad Estatal puede solicitar a los Proveedores toda la información que considere necesaria para realizar su estudio del sector. El SECOP II trae precargada una lista de precios donde usted debe ingresar los bienes y servicios que va cotizar. Haga clic en “Editar Pregunta” para modificar el título de la pregunta y comunicarle de manera clara al Proveedor cómo debe cotizar. 

- Visita al lugar de ejecución: En “Visita al lugar de ejecución”, usted podrá definir si va a permitir que los Proveedores realicen visitas al lugar de ejecución del proceso antes de enviar la información.  Cuando marca “Sí”, la plataforma le pide establecer una fecha y hora límite para las visitas y habilita un campo de información adicional donde usted podrá estipular cómo quiere que se realicen las visitas (por ejemplo horarios de atención y protocolos de seguridad).

b. Configuración
- Cronograma: En el cronograma debe diligenciar las fechas de su solicitud de información. Recuerde que el SECOP II es una plataforma en tiempo real y habilita o deshabilita las acciones de los interesados de acuerdo con este cronograma.
Revise con cuidado la “Fecha límite para responder la solicitud de información” pues los interesados no pueden enviar la información con posterioridad a la hora y la fecha señalada. El cronograma debe ser configurado en hora militar.

- Confirmar: Teniendo en cuenta que este Proceso no está relacionado con el Plan Anual de Adquisiciones, el SECOP II habilita una ventana emergente donde el usuario debe justificar por qué no existe esta relación, recuerde que está creando una solicitud de información a Proveedores. Haga clic en “Si”, indique esta situación y haga clic en “Confirmar”.

- Plan Anual de Adquisiciones: este campo es para asociar  Procesos de Contratación con una adquisición del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Marque “No”, pues usted no está haciendo un Proceso de Contratación sino una solicitud de información a Proveedores.
- Información del contrato: Configure la duración estimada que tendrá el contrato para el cual está haciendo esta solicitud de información en días, meses o años.