Esta acción habilita la posibilidad de asignar usuarios por:
Grupos de usuarios: Permite que todos los usuarios asociados a un Grupo tengan acceso a los procesos ejecutados a través de la misma, si adicionalmente se agregan al equipo.
Para poder establecer este acceso el administrador debe tener en cuenta que:
1. Esta opción sólo está activa si la Entidad Estatal está configurada para establecer accesos de usuario por unidad de contratación en el menú configuración de Entidad Estatal de la configuración de la cuenta.
2. Para restringir los accesos a la unidad de contratación, el usuario debe seleccionar la opción “No” en “Todos los usuarios de la Entidad tienen acceso a esta unidad de contratación”.
• Tipos de procesos y equipos: En esta sección el usuario administrador debe indicar cuáles son modalidades de selección que puede gestionar la unidad de contratación. Para realizar esta configuración, el usuario administrador debe hacer clic en “Agregar tipo de proceso”, esta acción habilita una ventana emergente con el listado de todas las modalidades de contratación, debe seleccionarlas una a una.
El usuario administrador tiene disponibles las siguientes opciones:
- Crear Unidades de contratación: El usuario debe hacer clic en “Crear” esta acción habilita un formulario en el que puede definir:
• Información general: Permite definir el nombre y la referencia de la Unidad de contratación, Colombia Compra Eficiente recomienda agregar la misma denominación del nombre en ambas opciones, tipo (identificación del tipo de unidad entre las opciones presentadas por el SECOP II) y descripción.
Para finalizar con la estructura de la cuenta de la Entidad Estatal el usuario administrador debe crear Unidades de contratación las cuales son obligatorias y operan en SECOP II como áreas de compras que pueden ejecutar procesos de contratación de manera independiente. Para acceder a esta funcionalidad diríjase al menú “Procesos” de la parte superior izquierda de su pantalla y de clic en “Unidades de contratación”.
Para crear el Proceso ingrese al SECOP II usando su usuario y contraseña.
Una vez aprobada la adjudicación, vuelva a la sección “Informes” y cargue el informe de selección, la plataforma habilita un campo opcional para que la Entidad establezca un mensaje a los Proveedores, luego haga clic en “Publicar”. SECOP II cambia el estado del Proceso a “Adjudicado” y genera automáticamente el contrato electrónico en estado “En edición”.
Ingrese a la sección “Informes del proceso de selección” del área de trabajo del Proceso. Vaya a la sección “Ofertas en evaluación”. En esta sección encuentra todas las ofertas presentadas al Proceso de Contratación. Diligencie estos campos para cada una:
• Posición del proveedor: Indique la posición de cada Oferente. El adjudicado debe quedar con la posición uno “1”
• Puntaje: Diligencie el puntaje obtenido del Proveedor a adjudicar. Si no tiene un esquema de puntaje establecido, marque 100 para el ganador.
Antes de abrir el sobre económico, usted debe, desde el sobre técnico, admitir al proveedor con la mejor oferta y excluir a los demás. Tenga en cuenta que debe indicar una justificación de la exclusión. Luego haga clic en “Confirmar”. Para abrir el sobre económico del Proveedor seleccionado, haga clic en “Iniciar” y luego en “Abrir sobres”. Verifique si el proveedor cumple con su oferta económica. Si cumple, debe admitir su oferta y luego haga clic en “Confirmar”.
En la segunda sección “Informes”, el SECOP II le muestra todas las observaciones recibidas. Para responder las observaciones haga clic en “Contestar”. Diligencie un asunto. Usted puede responder directamente en el cuadro de texto o anexar un documento. Haga clic en “Enviar”. Debe repetir este procedimiento para todas las observaciones recibidas.
