La Entidad Estatal puede declarar desierto un Proceso de Contratación. Para ello primero debe publicar el acto administrativo correspondiente a través de un mensaje público. Desde la sección mensaje del área de trabajo haga clic en “Crear” escoja como grupo de destinatarios la opción “Público”, luego haga clic en “Crear mensaje”. Diligencie un asunto y cargue el acta de declaratoria de desierto. Haga clic en “Enviar”.
Una vez aprobada la adjudicación, puede publicar un documento como resultado de la adjudicación, para ello haga clic en la sección “Informes” y cargue el informe de selección, la plataforma habilita un campo opcional para que la Entidad, establezca un mensaje al Proveedor, luego haga clic en “Publicar”. Por el contrario, si no requiere cargar esta información haga clic en “Confirmar”.
SECOP II cambia el estado del proceso a “Adjudicado” y genera automáticamente el contrato electrónico en estado “En Edición”.
Luego de seleccionar el orden de aprobación, el usuario administrador debe establecer qué usuario o usuarios deben realizar las aprobaciones del flujo y en qué momento. Para ello haga clic en la opción “Editar” disponible frente a cada tarea designada en el flujo, esta acción habilita el siguiente formulario.
Diligenciada la información requerida de clic en “Guardar” y posteriormente “Crear”, una vez a configurado todos los flujos de aprobación necesarios para el proceso de clic en Crear.
Como se ha indicado antes, hay tres formas de asignar los accesos. Al respecto es importante tener en cuenta que:
Cuando se selecciona la opción de “Agregar usuarios de dependencias” o “Agregar grupos de usuarios” el SECOP II asume que los integrantes del equipo son todos aquellos usuarios que conforma el equipo o la dependencia.
Una vez se han seleccionado los usuarios que harán parte del equipo, el administrador debe definir que permisos de acceso tendrá cada uno de ellos.
Esta sección del formulario permite al usuario administrador definir que usuarios harán parte del equipo y que puede hacer cada uno de los integrantes en cada etapa del proceso de contratación. Para ello debe dar clic en “Agregar usuario”, “Agregar usuarios de dependencias” o “Agregar grupos de usuarios” en la etapa deseada.
El usuario debe hacer clic en “Crear equipo de la Entidad Estatal” esta acción habilita el siguiente formulario.
Al hacer clic en “Equipo del proceso”, el SECOP II muestra los equipos creados para el tipo de proceso que haya seleccionado el usuario. Cada uno de los equipos tiene un enlace “Editar” que permite actualizar las características de ese equipo. En esta misma pantalla, es posible crear, activar, desactivar y borrar equipos del proceso.
Menú Procesos
Hace referencia a la definición de equipos de proceso para cada modalidad de contratación y flujos de aprobación para las tareas que ejecutan los miembros de estos equipos. La funcionalidad para llevar a cabo esta tarea de configuración se encuentra en el menú “Procesos” del SECOP II.
Agregar usuarios: A través de esta opción, el SECOP II permite seleccionar uno por uno los usuarios que pueden acceder a la Unidad de contratación.
Cuando el administrador utilice esta opción debe tener en cuenta que si adjunta nuevos usuarios a la Unidad de contratación estos tendrán acceso a los procesos que se creen luego de su incorporación a la unidad de contratación, mas no a los procesos ejecutados anteriormente. Por ello esta funcionalidad no es recomendable a menos que el administrador desee limitar el acceso de nuevos usuarios a procesos ya creados para esa unidad.
