Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación del pliego borrador electrónico. Este pliego electrónico es un formulario con seis secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación, Documentos del Proceso y Documentos de la oferta.
El SECOP II le muestra un formulario para incluir los datos básicos del Proceso de Contratación. Diligéncielos y haga clic en “Confirmar”.
Acceda al menú “Procesos” en la barra de inicio y seleccione “Tipos de procesos”. Haga clic en “Licitación Pública” y luego en “Crear”.
Para crear el Proceso ingrese al SECOP II usando su usuario y contraseña.
Una vez aprobada la adjudicación, vuelva a la sección “Informes” y cargue la carta de aceptación de la propuesta, la plataforma habilita un campo opcional para que la Entidad establezca un mensaje a los Proveedores, luego haga clic en “Publicar”. SECOP II cambia el estado del Proceso a “Adjudicado” y genera automáticamente el contrato electrónico en estado “En edición”.
Recuerde que si el Proceso está dividido en lotes debe diligenciar esta información para cada uno. Luego haga clic en “Finalizar selección”. SECOP II habilita una ventana emergente con un mensaje de confirmación de la selección, acepte el valor de la selección. Si la Entidad Estatal configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la adjudicación.
Ingrese a la sección “Informes del proceso de selección” del área de trabajo del Proceso. Vaya la sección “Ofertas en evaluación”. En esta sección encuentra todas las ofertas presentadas al Proceso de Contratación. Diligencie estos campos para cada una:
• Posición del proveedor: Indique la posición de cada Oferente. El adjudicado debe quedar con la posición uno “1”
Luego haga clic en “Pliegos”. El SECOP II muestra el pliego electrónico del Proceso de Contratación. Haga clic en “Cancelar proceso” y diligencie una justificación para la cancelación del Proceso de Contratación, en este caso la declaratoria de desierto. Por último, haga clic en “Confirmar”. Para cancelar el Proceso de Contratación.
NOTA: Antes de cancelar el proceso y realizar el cierre del expediente en el SECOP II, la Entidad deberá cerciorarse de que el acto que declara desierto el Proceso se encuentre en firme.
La Entidad Estatal puede declarar desierto un Proceso de Contratación. Para ello primero debe publicar el acto administrativo correspondiente a través de un mensaje público. Desde la sección mensajes del área de trabajo haga clic en “Crear” escoja como grupo de destinatarios la opción mensaje público, diligencie un asunto y cargue el acta de declaratoria de desierto. Haga clic en “Enviar”.
Durante el plazo previsto por la Entidad Estatal, los Proveedores pueden enviar observaciones al informe de evaluación. Para consultar las observaciones recibidas, vaya al área de trabajo del Proceso y haga clic en la referencia del informe de selección. En la segunda sección “Informes”, el SECOP II le muestra todas las observaciones recibidas. Para responder las observaciones haga clic en “Contestar”. Diligencie un asunto. Usted puede responder directamente en el cuadro de texto o anexar un documento. Haga clic en “Enviar”.
