4. Evaluación
En esta sección es donde usted va a definir cómo van a ser evaluadas las ofertas que reciba de los Proveedores. En “Definir un modelo de evaluación para el proceso” haga clic en “si”; en tipo de modelo de evaluación seleccione “Evaluación de varios criterios de selección”; elija el método de evaluación “Manual” y elija darle publicidad al modelo de evaluación. Para definir los criterios de evaluación haga clic en “Editar/Ver regla”.
El SECOP II le permite guardar plantillas del cuestionario para reutilizarlas en otros Procesos de Contratación. Para guardar una plantilla haga clic en “Guardar plantilla”; asígnele un nombre e indique que será “Exclusiva para la Entidad” para que otros usuarios la puedan utilizar. Una vez guardada la plantilla del cuestionario de su proceso podrá encontrarla desplegando el menú “Preguntas” y seleccionando la opción “Plantillas”. Una vez haya estructurado el cuestionario del proceso guarde los cambios y continúe con la siguiente sección
Use la plantilla para diligenciar la información de los bienes o servicios que va a adquirir. Tenga en cuenta que el campo “Nivel” debe permanecer en cero y que no debe modificar la plantilla del Excel incluyendo columnas o fórmulas. Guarde el formato en su computador y nuevamente desde la pregunta lista de precios haga clic en “Opciones”, y elija “Importar Excel”. Busque la plantilla en su computador, haga clic en “Anexar” y por último en “Cerrar”. SECOP II carga al pliego electrónico la información de cada bien o servicio incluido en la plantilla.
Para la creación de la pregunta tipo lista de precios, el SECOP II habilita máximo veinte (20) líneas para ingresar la información de los bienes o servicios. En todo caso si su proceso de contratación requiere más ítems/artículos usted puede agregarlos de forma manual, haciendo clic en “Agregar artículo”, o de forma masiva, a través de una plantilla de Excel. Para ello, haga clic en “Opciones”, seleccione “Exportar desde Excel”, SECOP II descarga a su computador la plantilla de lista de precios.
A continuación, incluya la siguiente información de los bienes y servicios: referencia del artículo, código del Clasificador de Bienes y Servicios (puede elegirlo en el buscador), descripción, cantidad, unidad de medida y precio unitario estimado. SECOP II calcula el precio total estimado multiplicando el precio unitario por la cantidad.
En el campo “Esta pregunta cuenta para el valor total de la oferta”, indique siempre ¨Sí¨ para que el valor sea contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta del Proveedor.
Si va a solicitar un formato adicional al proveedor, en el campo “Requerir evidencias” marque “Si” e indíquele a los proveedores cual es el formato adicional que debe adjuntar con su propuesta económica. De lo contrario deje el campo marcado en “No”.
En “Configuración de columnas” seleccione “Valor estimado”. Luego haga clic en “Confirmar”.
En todos los Procesos del SECOP II, usted debe incluir como parte del cuestionario, los bienes o servicios a comprar en el Proceso de Contratación. Esta información se incluye mediante preguntas tipo “Lista de precios”, que son tablas con las descripciones, cantidades y precios unitarios estimados de los bienes y servicios que la Entidad Estatal va a adquirir. Posteriormente, cuando el Proveedor vaya a presentar su oferta, indicará el precio unitario a ofrecer en esta lista.
Si el Proceso de Contratación tiene lotes, puede solicitar los mismos documentos habilitantes o de requisitos técnicos para todos los lotes. En ese caso las preguntas deben estar marcadas como “Todos los lotes”. Si usted requiere solicitar información diferente en cada lote, debe indicar en la pregunta cuál es el lote al que corresponde.
Haga clic en “Confirmar”. Repita este procedimiento para todos los documentos que va a solicitar al Proveedor. Ya no es necesario que usted solicite a través del cuestionario el certificado de existencia y representación legal ni el RUP a los Proveedores, pues el SECOP II le permite consultar ambos documentos en tiempo real buscando el perfil del proveedor desde el Directorio SECOP. Para hacerlo, ingrese a “Menú”, y haga clic en “Directorio SECOP”. Luego ingrese el nombre del Proveedor o el NIT.
Para solicitar documentos o información al Proveedor, correspondientes a esa sección, haga clic en “Opciones” en frente de la sección correspondiente y luego en “Agregar pregunta”, seleccione el tipo pregunta que desea realizar (en este caso “Anexos”) y haga clic en “Siguiente”. El tipo de preguntas que elija depende de la respuesta que busca de los Proveedores.
