Compradores

2. Adjudicación de subastas realizadas externamente
Diríjase a la sección “Informes del Proceso de Selección” y haga clic en “Crear”.

En la sección de incumplimientos puede ingresar las inhabilidades y sanciones impuestas al Proveedor en relación con este contrato. Para aprender al utilizar el módulo ingrese a la Guía de registro de Incumplimientos en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/node/23630

f. Balance de pagos y Balance de entregas
El balance de pagos y entregas queda diligenciado automáticamente con el registro de avance en el plan de ejecución y en el plan de pagos. 

Cuando la Entidad pague la factura, debe indicarlo en la sección de plan de pagos haciendo clic en “Marcar como pagado”. Luego debe ingresar la fecha real de pago, y si lo requiere puede adjuntar un documento soporte del pago. Posteriormente haga clic en “Confirmar”.

Para aprobar una factura, la persona designada en la Entidad debe ingresar la fecha de recepción original de la factura, el código de registro presupuestal asociado y la entrega a la que corresponde la factura. Adicionalmente debe verificar si el valor a pagar es correcto, así como el porcentaje de amortización de anticipo en caso de que aplique. Cuando termine de verificar que la información es correcta, haga clic en “Aprobar”.  El Proveedor recibe un correo electrónico con la notificación de que la factura fue aprobada. 

d. Aprobación de facturas 
Una vez que los Proveedores completan sus entregas y le envían a la Entidad Estatal las facturas correspondientes, la persona designada en la Entidad Estatal (generalmente del área financiera) debe ingresar al SECOP II, consultar las facturas y aprobarlas o rechazarlas. La plataforma solicita que los Proveedores ingresen el número y fecha de radicación de la factura, lo que significa que los Proveedores deben llevar la factura en físico a la Entidad antes de ingresarla al SECOP II. 

c. Documentos de supervisión del contrato
Para ingresar al SECOP II los documentos de supervisión del contrato, usted debe ingresar a la sección “Documentos de ejecución del contrato” y hacer clic en “cargar nuevo”. Busque el documento en su computador y haga clic en “Anexar”. Los documentos son públicos inmediatamente se cargan al SECOP II. 

b. Registro de entregas no planeadas 
Si durante la ejecución del contrato el Proveedor hace entregas que no estaban registradas en el plan, el SECOP II brinda la opción para ingresarlas. Haga clic en recepción no planeada e ingrese la fecha real de entrega y el bien o servicio entregado. En caso de que el plan de ejecución sea en porcentaje, una entrega no planeada se refiere a completar un porcentaje de entrega que no fue entregado de manera completa en el tiempo estipulado.  

a. Confirmar Entregas
Para registrar el cumplimiento del plan de ejecución del contrato, el supervisor debe ingresar a la entrega que cumplió el Proveedor, y hacer cli en “Confirmar plan”. Luego debe ingresar la fecha real de entrega y las observaciones que considere necesarias.  

En el SECOP II los supervisores de los contratos deben ingresar el avance de la ejecución y el área financiera debe aprobar las facturas ingresadas a la plataforma por el Proveedor.  Los supervisores pueden registrar el avance de la ejecución diligenciando el avance del plan de ejecución del contrato (ya sea por porcentaje o recepción de artículos) y colgando documentos de ejecución del contrato.