NOTA: En caso de que requiera publicar un nuevo informe de evaluación una vez se cumpla el tiempo de respuesta a observaciones. En la referencia del informe del proceso de selección, haga clic en la segunda sección de “Informes” y luego en “Nuevo informe de evaluación”. Tenga en cuenta, no crear una nueva referencia de informe desde el expediente. SECOP II, habilita la opción para cargar el documento.
Siempre que quiera ir al área de trabajo del Proceso, haga clic en “Expediente”.
NOTA: En el Detalle del Proceso encuentra la opción “Ver enlace”, para compartir el expediente electrónico del Proceso debe seleccionar el enlace, copiar y después pegar en la herramienta donde va a transmitir la información.
Para cargar la información de los lotes masivamente desde Excel, haga clic en “Usar Excel” y luego elija “Descargar plantilla”. Cuando descarga la plantilla, esta asume como título el identificador del Proceso de Contratación. No debe cambiar el título. Esto para que el sistema reconozca a qué Proceso corresponde la plantilla. Para cada Proceso de Contratación el usuario tiene que descargar la plantilla de importación de lotes.
Cada lote debe corresponder a una hoja diferente dentro de la plantilla en Excel. El nombre de la hoja es el nombre del lote. La Entidad no debe modificar la estructura del archivo pues no funcionará correctamente la importación. Para evitar errores, es recomendable usar la opción Mover o Copiar al crear una hoja para cada lote.
Luego de tener todos los lotes configurados en la plantilla, usted debe guardar el archivo en su computador. Para realizar la importación de la plantilla haga clic nuevamente en “Usar Excel” y luego en “Importar lotes y precios”. Haga clic en la opción de sustituir los datos. Luego haga clic en “Confirmar” para cargar la plantilla desde su computador.
Use la plantilla para diligenciar la información de los bienes o servicios que va a adquirir. Tenga en cuenta que el campo “Nivel” debe permanecer en cero y que no debe modificar la plantilla del Excel incluyendo columnas o fórmulas. Guarde el formato en su computador y nuevamente desde la pregunta lista de precios haga clic en “Opciones”, y elija “Importar Excel”. Busque la plantilla en su computador, haga clic en “Anexar” y por último en “Cerrar”. SECOP II carga al pliego electrónico la información de cada bien o servicio incluido en la plantilla.
El SECOP II le permite guardar plantillas del cuestionario para reutilizarlas en otros Procesos de Contratación. Para guardar una plantilla haga clic en “Guardar plantilla”; asígnele un nombre e indique que será “Exclusiva para la Entidad” para que otros usuarios la puedan utilizar.
Una vez guardada la plantilla del cuestionario de su proceso podrá encontrarla desplegando el menú “Preguntas” y seleccionando la opción “Plantillas”. Una vez haya estructurado el cuestionario del proceso guarde los cambios y continúe con la siguiente sección.
A partir de este momento, siga los procedimientos explicados en la “Guía de Gestión Contractual para Entidades Estatales”, para diligenciar el contrato, enviarlo al Proveedor y llevar a cabo la gestión contractual en el SECOP II.
SECOP II cambia el estado del proceso a “Adjudicado” y genera automáticamente el contrato electrónico en estado “En Edición”.
SECOP II, habilita la información de la última versión de su PAA. En la sección de “Adquisiciones planeadas” sobre cada adquisición encontrara la opción de “Relacionar con proceso”.
