2.2. Configuración
a. Cronograma: En el cronograma establezca las fechas de los hitos del Proceso de Contratación. Recuerde que el SECOP II es una plataforma transaccional, y habilita o deshabilita las acciones de los interesados, Proveedor y Entidad Estatal, de acuerdo con el Cronograma establecido. La fecha de publicación del aviso de convocatoria pública y la de publicación de estudios previos debe ser la misma.
Antes de mostrar la siguiente sección “Configuración”, el SECOP II puede mostrar alertas en los siguientes casos:
-Cuando la Entidad Estatal tiene su PAA cargado en SECOP II, pero al crear el Proceso no lo asocia con ninguna adquisición del PAA. Esta alerta no impide continuar con el Proceso, pero usted debe redactar una justificación que será visible en el borrador de pliego de condiciones cuando sea publicado.
El SECOP II comprueba si existe algún Acuerdo Marco o algún instrumento de agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios del Proceso de Contratación. En caso de ser así muestra un aviso. El usuario puede ir a la Tienda Virtual del Estado Colombiano a consultar las condiciones de los instrumentos de agregación de demanda disponibles, para lo cual debe hacer clic en “Ir a la tienda online”.
g. “Documentos internos”. Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones.
Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general.
d. En “Información del contrato” seleccione el tipo de contrato, por ejemplo, suministro, la justificación de la modalidad de contratación y la duración estimada del contrato en días, meses o años.
e. El campo “Dirección de notificaciones” hace referencia a la dirección de ejecución del contrato. Por defecto el SECOP II usa la dirección de la Unidad de Contratación (Área de compras) que creó el usuario administrador al configurar la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Si quiere ingresar una dirección diferente quite la marca y modifíquela.
c. El campo “Plan Anual de Adquisiciones” es para asociar el Proceso de Contratación con las adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Haga clic en “Agregar” y el SECOP II muestra las líneas del PAA de la Entidad Estatal que tienen los mismos códigos del Clasificador de Bienes y Servicios del Proceso de Contratación.
2.1 Información general
En la sección 1. “Información General” debe diligenciar los datos básicos así:
a. En “Descripción” escriba el objeto del Proceso de Contratación, recuerde que el campo tiene un límite de 500 caracteres.
Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación electrónica del borrador de pliego de condiciones. El borrador de pliego de condiciones es un formulario con cinco secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación y Documentos del Proceso.
Al hacer clic en “Crear”, SECOP II muestra un formulario para incluir los datos básicos del Proceso de Contratación. Diligencie los datos básicos del proceso y haga clic en “Confirmar”.
Encuentra una lista con todas las modalidades de contratación, así como un módulo para publicaciones de régimen especial y uno para realizar solicitudes de información a proveedores. Ubique la modalidad de selección abreviada con subasta inversa y haga clic en “Crear”
