SECOP

Un proponente plural es cuando dos o más proveedores se unen para conformar una unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura donde es importante que sus integrantes estén registrados en el SECOP II. 

Para configurar el correo principal de notificaciones el usuario debe ir a configuración de entidad estatal/proveedor y en la sección "Suscripción a notificaciones" hacer clic en el link “Editar” que aparece junto a la dirección de correo. El SECOP II muestra entonces un formulario en el que actualizar la dirección y después hacer clic en “Guardar”.

Para acceder a la sección de áreas de interés, el usuario debe ingresar al menú de “Configuración del Proveedor” y hacer clic en “Áreas de interés”. Una vez el usuario hace clic en “Áreas de interés”, el SECOP II despliega la sección de “Administración de áreas de interés” desde donde el usuario puede crear, activar/desactivar y borrar áreas de interés.  Para crear el usuario encuentra tres opciones las cuales debe diligenciar (i) Información general; (ii) Codificación de Bienes y Servicios; y (iii) Configuración del perfil de negocio.

Las áreas de interés son los bienes o servicios que ofrece el Proveedor, los cuales deben expresarse utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios.

Este paso aparece en los procesos de solicitud de información a proveedores, contratación directa y concurso de méritos con precalificación. El usuario puede enviar una invitación de dos formas: invitación automática e invitación manual.

En configuración de entidad estatal/proveedor en la sección “Administración de usuarios”, el usuario administrador puede aceptar solicitudes de otros usuarios que quieren asociarse a la cuenta de la Entidad Estatal registrada en el SECOP II haciendo clic en “Aceptar usuarios”, también puede rechazar solicitudes para acceder a la cuenta de la Entidad Estatal. El proceso es similar al de aceptación de usuarios, pero haciendo clic en “Rechazar usuarios”. 

El usuario debe tener en cuenta que el Proveedor puede anexar documentos en dos espacios distintos de la pantalla anterior: * en “Anexos solicitados”; y * en Otros anexos, sección donde el Proveedor puede incluir documentos adicionales a los exigidos con la oferta.  En el caso que en la configuración del Proceso la Entidad Estatal haya definido que debe presentarse una garantía, entre los documentos aparece una sección “Seriedad de la oferta”. En ella el responsable del Proveedor debe anexar obligatoriamente la póliza respectiva e indicar el valor la fecha de validez de la misma.

El usuario debe estar suscrito en el Proceso para crear una oferta. Para el efecto, el usuario debe ingresar al área de trabajo del Proceso y hacer clic en “Crear oferta”. Al hacer clic en “Crear oferta”, SECOP II muestra el formulario para crear la oferta e indica los pasos que el usuario debe seguir (en la parte superior izquierda de la pantalla).  El usuario debe diligenciar o anexar en cada uno de los siguientes pasos: 1. Información General - 2. Cuestionario - 3. Documentos.

El usuario administrador debe configurar el idioma de SECOP II español (Colombia) para asegurar el correcto funcionamiento y elegir la zona horaria que debe ser (UTC-05:00) Bogotá, Lima, Quito, haciendo clic en la opción “Idioma y Hora”. Si la Entidad Estatal está en una zona horaria distinta, puede indicarlo así y el SECOP II enviará las notificaciones en la hora equivalente.

Cuando el usuario termine de diligenciar todos los pasos de la creación del proceso, debe hacer clic en “Ir a publicar”. Al hacer clic en esta opción, el proceso se hace público en el SECOP II, con lo que puede ser consulta por otras Entidades Estatales, por los Proveedores y por la ciudadanía en general. Desde ese momento, el proceso queda abierto para la presentación de observaciones por parte de los Proveedores que se suscriban al proceso.