Registro de Entidades - Registro Entidad Estatal

1. Registro de la cuenta de la Entidad Estatal:
Cuando ingresa su usuario y contraseña. SECOP II le muestra la tercera sección del formulario de registro “Crear o solicitar acceso a una Entidad”. Como usuario administrador, debe proceder con la creación de la cuenta.
Ingrese el Nombre y NIT de su Entidad, luego haga clic en “Validar”. SECOP II le indicará que no ha sido encontrada ninguna Entidad Estatal que corresponda con los criterios de búsqueda y por tanto puede continuar con la creación de esa cuenta haciendo clic en “Registrar Entidad”.

En el campo “Tipo” seleccione “Entidad Estatal”, indique si la Entidad está registrada en el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera) e ingrese el código con el que se encuentra registrada (esto es la posición de catálogo institucional-PCI) Recuerde que en el SIIF se encuentran registradas solamente las Entidades Estatales de orden nacional. En “Área de negocio de la Entidad” indique Público o, Público y Privado, si la Entidad tiene presupuesto privado, pero también contrata con cargo a recursos públicos. En “Tipo de organización” seleccione “Entidad Estatal (De acuerdo con la definición del Decreto 1082 del 2015)” o la opción “Otras Entidades públicas”, según como corresponda. Haga clic en “Generar formulario”.

SECOP II le muestra el formulario para diligenciar los datos generales y la información de contacto de la Entidad Estatal. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
• En el campo “Nombre de la Entidad Estatal”, escriba el nombre con el que está legalmente constituida la Entidad. 
• En “Nombre Abreviado” escriba un nombre corto o las siglas (por ejemplo, SENA). Recomendamos que lo escriba en mayúsculas.
• Indique el NIT de la Entidad Estatal sin el código de verificación.

• En el campo de ubicación haga clic en la lupa para seleccionar ciudad o municipio en donde están las oficinas de la Entidad Estatal.
• Ingrese una dirección de correo en el campo “Correo electrónico para notificaciones SECOP II” allí llegarán todos los mensajes o alertas que el SECOP II envía a la cuenta de la Entidad Estatal. 
Recuerde diligenciar todos los campos marcados con asterisco rojo.

•En la sección “Anexar documentos”, el usuario administrador debe adjuntar los documentos mencionados previamente (sección “Documentos requerido para el registro”).  Los documentos son obligatorios. Para Anexar un documento haga clic en “Anexar documento”, SECOP II habilita la siguiente ventana emergente, haga clic en “Buscar Documentos” para que se habilite el navegador del computador.

Seleccione el documento que va a ingresar, SECOP II le permite cargar todo tipo de documentos excepto los siguientes formatos: .psd, .gif, .jar, .bat, .rtf, .thmx, .exe, .bat, .odt, .dot, .gif, .7z, .bmp, .emf, .eml, .gsheet, .gz, .isz, .jpe, .oxps, .p7z, .ppsx, .ppt, .dll, .txt, .xlsb, .gif, .pptx. Adicionalmente, la capacidad por documento es de 50 megas.

Ubique el documento en su computador, luego haga clic en “Anexar” y “Cerrar”. Repita el procedimiento para cargar todos los documentos. Cuando termine haga clic en “Finalizar”.

SECOP II le confirma la creación de la cuenta y le muestra la opción “Haga clic aquí para continuar”. Con esto termina el registro de la Entidad Estatal y el usuario administrador ya puede solicitar la activación de la cuenta a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente. 

2. Activación de la cuenta de la Entidad Estatal: Después de finalizar el registro de la cuenta de la Entidad Estatal, usted debe solicitar a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente la activación de la cuenta, por alguno de estos medios. 
a. Telefónica: a través de la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente de lunes a viernes de 7:00 a.m. - 7:00 p.m. y los sábados 8:00 a.m. - 12:00 p.m. 
b. Soporte técnico:  diligenciando el formulario de registro para esto debe seguir los siguientes pasos desde la página de Colombia Compra Eficiente https://www.colombiacompra.gov.co/, Ingrese al canal de “Soporte”. Y luego al formulario de soporte para solicitar la activación.

SECOP II habilita un formulario el cual debe diligenciar así:

Después de solicitar la activación de la cuenta de la Entidad Estatal, la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente validará los documentos del registro y activa la cuenta. SECOP II le envía una notificación automática al correo informándole que ya pude utilizar su cuenta para realizar su contratación en línea. El SECOP II permite que, desde una única cuenta, una Entidad Estatal pueda actuar también como Proveedor. Esto en el caso de las Entidades Estatales que también proveen bienes y servicios a otras Entidades Estatales (por ejemplo, la Imprenta Nacional de Colombia).  Para adquirir esta funcionalidad, el usuario administrador debe comunicarse con la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente y solicitar la activación del perfil de Proveedor.