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Los registros públicos de información cumplen con varias funciones necesarias para una sociedad informada. Garantizan a las personas el acceso a la información pública, son fuente de información para la formulación de políticas públicas y el soporte para las tareas de auditoría y control. Los registros públicos electrónicos nos permiten hacer el control en línea lo cual, entre otras cosas, incentiva a las Entidades Estatales a poner a disposición información pública de calidad.
Si creamos registros paralelos perdemos en calidad de la información, en eficiencia para el análisis de los datos y pierden los ciudadanos pues no tienen certeza de la veracidad de la información del registro público.
Es por esto que invitamos a los equipos de control interno y a los órganos de control a conocer las plataformas del Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- conformado por (i) la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la cual las Entidades Estatales hacen las transacciones derivadas de los Acuerdos Marco; (ii) el SECOP I; y (iii) el SECOP II.
Las Entidades Estatales deben hacer el registro de cada Proceso de Contratación en la plataforma respectiva. Las órdenes de compra quedan automáticamente registradas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y no es necesario hacer registros adicionales. Muchas Entidades Estatales del nivel nacional ya están usando el SECOP II para sus Procesos de Contratación. La información de los Procesos de Contratación hechos en línea está en el SECOP II y no debe registrarse en el SECOP I pues implica duplicar la información y confundir al público.
Los organismos de control y control interno pueden hacer su proceso auditor en el SECOP. Es importante que los compradores públicos muestren a los equipos de control interno cómo consultar la información en las plataformas, por ejemplo, las solicitudes de cotización y las respuestas de los proveedores en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, o los informes de ejecución en el SECOP I y SECOP II.
La información del SECOP está a disposición en formato de datos abiertos en este enlace http://bit.ly/2f8re4k. Si le interesa la información en formato de datos abiertos con estándar de la Alianza para las Contrataciones Abiertas (Open Contracting Partnership) puede consultar aquí: http://bit.ly/2n3E0s1.
