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Crear el Proceso #
Aprenda cómo hacer un Proceso de Contratación de mínima cuantía en línea, desde la creación de los pliegos de condiciones, hasta la publicación del acto de adjudicación.
Edición del Pliego #
Aprenda cómo hacer un Proceso de Contratación de mínima cuantía en línea, desde la creación de los pliegos de condiciones, hasta la publicación del acto de adjudicación.
Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación del pliego de condiciones electrónico. Este pliego electrónico es un formulario con seis secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación, Documentos del Proceso y Documentos de la oferta.
1. Información general
En esta sección debe diligenciar los datos básicos del Proceso de Contratación, así:
a. En “Descripción” escriba el objeto contractual del proceso, recuerde que el campo tiene un límite de 500 caracteres.
b. En “Clasificación del bien o servicio” ingrese los códigos del clasificador de bienes y servicios con los que identificará el proceso de contratación. Puede seleccionar un código principal y varios secundarios. Recuerde que puede usar códigos a tercer o cuarto nivel. El nivel de detalle ayuda a la competencia y mejora de la calidad de la información.
c. El campo “Plan anual de adquisiciones” es para asociar el proceso de contratación con las adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Haga clic en “Agregar”, el SECOP II muestra las líneas del PAA de la Entidad Estatal que se relacionan con los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios del proceso de contratación y corresponden con la modalidad de selección.
Seleccione la adquisición que corresponda al Proceso de Contratación y haga clic en “Confirmar”.
Si no encuentra la línea correspondiente en el PAA, pero sabe que la incluyó, en el campo “Tipo” seleccione la opción “Todos” y luego haga clic en buscar. La plataforma trae todas las adquisiciones del PAA, seleccione la adquisición y haga clic en “Confirmar”. Si no hay una línea en el PAA que corresponda al Proceso de Contratación, marque que el Proceso NO es una adquisición del PAA
e. El campo “Dirección de notificaciones” hace referencia a la dirección de ejecución del contrato. Por defecto el SECOP II usa la dirección de la Unidad de Contratación (Área de compras) que creó el usuario administrador al configurar la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Si quiere ingresar una dirección diferente quite la marca y modifíquela.
f. “Configuración del equipo y flujo de aprobación”: Esta opción sólo es visible si en la configuración de la cuenta de la Entidad Estatal se activó la opción para trabajar con flujos de aprobación y si existe un equipo de usuarios que debe aprobar actividades concretas para adelantar el Proceso de Contratación.
g. “Documentos internos”: Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general.
Guarde los cambios y haga clic en “Continuar”.
En caso de que exista algún Acuerdo Marco o algún instrumento de agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios del Proceso de Contratación SECOP II muestra un aviso con las siguientes opciones: “Ir a la tienda online”, “Cancelar creación del Proceso” y “Cerrar y continuar”. Para el caso de mínima cuantía usted debe hacer clic en “Cerrar y continuar”.
Adicionalmente, en caso de que la Entidad haya indicado que la adquisición no es del PAA, SECOP II habilita una alerta. Es importante tener en cuenta que, aunque el SECOP II presente alertas relacionadas con las validaciones indicadas antes, estas alertas no bloquean la creación del Proceso. Es posible continuar editándolo, pero usted debe redactar una justificación. Esta justificación aparecerá en la sección del formulario del Proceso referente al PAA cuando el Proceso sea consultado por otras Entidades Estatales, Proveedores o la ciudadanía.
Si la Entidad Estatal definió un flujo de aprobación para la creación del Proceso de Contratación, el SECOP II abre una ventana emergente con el flujo de aprobación para que usted envíe la tarea para la aprobación del usuario correspondiente. Cuando el aprobador da su autorización, usted puede continuar con el proceso.
2. Configuración
En la sección “Configuración” del pliego de condiciones diligencie la siguiente información:
a. En el cronograma diligencie las fechas de los hitos del Proceso de Contratación. Recuerde que el SECOP II es una plataforma transaccional, y habilita o deshabilita las acciones de los interesados, Proveedor y Entidad Estatal, de acuerdo con el Cronograma establecido. La fecha de publicación del aviso de convocatoria pública y la de publicación de estudios previos debe ser la misma.
Revise con cuidado la fecha de Presentación de Ofertas pues los interesados no pueden presentar ofertas con posterioridad a la hora y fecha señalada.
c. En “Visitas al lugar de ejecución” usted podrá definir si va a permitir que los Proveedores realicen visitas al lugar de ejecución del proceso antes de presentar las ofertas. Cuando marca “Si” la plataforma le pide establecer una fecha y hora límite para que se hagan las visitas y habilita un campo de información adicional donde usted podrá estipular como quiere que se realicen las visitas, por ejemplo, horario. d. En “Lotes” indique si el Proceso tiene lotes o segmentos. Si los tiene, haga clic en “Si” en el campo “Definir valor estimado por lote” indique “Si”. Puede ingresar la información de los lotes manualmente o desde una plantilla de Excel (esto si el proceso tiene muchos lotes). Para hacerlo manualmente haga clic en “Pulse para añadir un lote” y escriba el valor estimado para cada lote en la casilla de valor estimado. Usted puede hacer clic en “editar” y cambiar los nombres de los lotes. El SECOP II por defecto los numera.
Para cargar la información de los lotes masivamente desde Excel, haga clic en “Usar Excel” y luego elija “Descargar plantilla”. Cuando descarga la plantilla, esta asume como título el identificador del Proceso de Contratación. No debe cambiar el título. Esto para que el sistema reconozca a qué Proceso corresponde la plantilla. Para cada Proceso de Contratación el usuario tiene que descargar la plantilla de importación de lotes.
Cada lote debe corresponder a una hoja diferente dentro de la plantilla en Excel. El nombre de la hoja es el nombre del lote. La Entidad no debe modificar la estructura del archivo pues no funcionará correctamente la importación. Para evitar errores, es recomendable usar la opción Mover o Copiar al crear una hoja para cada lote. Cada hoja del archivo tiene una tabla donde la Entidad Estatal debe ingresar la información de insumo para que los Proveedores hagan su oferta económica (referencia del bien o servicio, código del Clasificador de Bienes y Servicios, descripción del bien o servicio a adquirir, cantidad, unidad y precio unitario estimado). Esta plantilla hace las veces de formato de oferta económica de la Entidad. Si requiere solicitar información adicional al Proveedor puede incluir formatos donde el Proveedor debe establecer esta información. En el campo de comentarios es recomendable indicar las especificaciones que debe tener en cuenta el Proveedor para hacer su oferta (impuestos en particular). Cuando comience el plazo para la presentación de ofertas, el Proveedor incluirá su oferta económica también en precios unitarios al lado del campo “Precio unitario estimado”. La plataforma multiplica este precio unitario por la cantidad para calcular el valor total de la oferta.
Luego de tener todos los lotes configurados en la plantilla, usted debe guardar el archivo en su computador. Para realizar la importación de la plantilla haga clic nuevamente en “Usar Excel” y luego en “Importar lotes y precios”. Haga clic en la opción de sustituir los datos. Luego haga clic en “Confirmar” para cargar la plantilla desde su computador.
El SECOP II le muestra un mensaje de éxito indicando que la información de los lotes fue cargada correctamente. En la sección de cuestionario podrá validar la información cargada para la oferta económica de cada lote.
Si el Proceso no tiene lotes, deje la opción en “No” y continúe con el siguiente campo.
e. En la sección “Precios” ingrese el valor estimado del Proceso de Contratación. Si el Proceso de Contratación tiene lotes, el SECOP II calcula automáticamente el valor del Proceso de acuerdo con el valor y cantidad de los artículos ingresados en la información de los lotes.
f. En “Información presupuestal” debe diligenciar la información relativa a la destinación del gasto y al origen de los recursos.
En destinación del gasto indique si el Proceso de Contratación ejecuta gastos de funcionamiento o de inversión. Tenga en cuenta que, si selecciona inversión, el SECOP II habilitar en el Contrato los campos Código BPIN y Año de vigencia, usted debe relacionar la información correspondiente a los contratos financiados con recursos de inversión.
En origen de los recursos indique si son recursos propios, de regalías, del presupuesto nacional o territorial o de crédito. Si los recursos provienen de varias fuentes, seleccione la fuente de recursos que tiene mayor peso dentro del proceso de contratación.
En caso de que su Entidad Estatal esté registrada en el SIIF (Sistema Integrado de Información financiera Financiera) marque “Si”, recuerde que este es solamente para Entidades de Orden Nacional. El SECOP II tiene interoperabilidad con SIIF y permite verificar si el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) ingresado para el Proceso existe y si tiene saldo suficiente.
Haga clic en” Agregar” para ingresar el CDP o el código de la vigencia futura con el que la Entidad va a pagar el valor del contrato. Si la Entidad está registrada en SIIF, debe diligenciar los campos código y saldo a comprometer y el SECOP II completa automáticamente el saldo. Si la Entidad no hace parte del SIIF, debe diligenciar todos los campos. Para finalizar haga clic en “Crear”.
Luego de relacionar la información puede validar o consultar con el SIIF, para ello seleccione el código a verificar y haga clic en validar; si es una entidad registrada en SIIF, debe hacer clic en “Consultar SIIF”.
g. En “Configuraciones avanzadas” usted puede configurar el número de decimales que debe tener en cuenta el Proveedor en la presentación de su oferta o indicar si exige muestras para el proceso.
Recuerde guardar los cambios antes de continuar con la siguiente sección
3. Cuestionario
En la sección 3 “Cuestionario” del borrador del pliego de condiciones usted debe indicar la información que los Proveedores deben presentar con la oferta. SECOP II permite solicitar documentos al Proveedor o hacer preguntas específicas y agrupar la información que usted está solicitando en secciones.
La plataforma trae por defecto una pregunta llamada “Lista de artículos” la cual sirve para solicitar al Proveedor su oferta económica. Para darle un orden al cuestionario elimine la pregunta. Para ello seleccione la pregunta y haga clic en “Borrar seleccionado”.
Para solicitar documentos o información al Proveedor, correspondiente a esa sección, haga clic en “Opciones” en frente de la sección correspondiente y luego en “Agregar pregunta”, seleccione el tipo de pregunta que desea realizar (en este caso “Anexos”) y haga clic en “Siguiente”. El tipo de preguntas que elija depende de la respuesta que busca de los Proveedores. Por ejemplo, puede agregar una pregunta numérica, preguntas lógicas (de SI o NO) para verificar si los Proveedores están incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad; o preguntas abiertas para que el Proveedor redacte algún texto (usted define el número de caracteres que puede tener la respuesta). En el campo “Pregunta” incluya el documento a solicitar (por ejemplo, la cedula de ciudadanía del representante legal).
Para cada solicitud usted puede indicar si es obligatoria o no. Cuando el Proveedor diligencia la oferta, la plataforma sólo le permitirá enviarla hasta que responda todas las solicitudes marcadas como obligatorias. Las preguntas obligatorias se refieren a la información o los documentos no subsanables; es decir, si el documento que está solicitando es subsanable usted deberá marcar el documento como “No” obligatorio, Para cada tipo de pregunta se habilitará una ventana emergente en la cual deberá solicitar la información o documento que los Proveedores deben presentar.
Haga clic en “Confirmar”. Repita este procedimiento para todos los documentos que va a solicitar al Proveedor.
Ya no es necesario que usted solicite el certificado de existencia y representación legal ni el RUP a los Proveedores, pues el SECOP II le permite consultar ambos documentos en tiempo real desde el Directorio SECOP. Para hacerlo, ingrese a “Menú”, “Directorio SECOP”. Luego ingrese el nombre del Proveedor o Si desea conocer el paso a paso para consultar estos documentos, ingrese al canal de YouTube de Colombia Compra Eficiente y luego a la cápsula “Cómo consultar el RUP y el Certificado de Existencia y representación Legal en el SECOP II”.
Si usted quiere hacer cambios a una pregunta creada debe hacer clic en “Editar pregunta”. La plataforma habilita la edición de la pregunta y el usuario puede aplicar los cambios que requiera.
Si el Proceso de Contratación tiene lotes, puede solicitar los mismos documentos habilitantes o de requisitos técnicos para todos los lotes. En ese caso las preguntas deben estar marcadas como “Todos los lotes”. Si usted requiere solicitar información diferente en cada lote, debe indicar en la pregunta cuál es el lote al que corresponde.
En todos los Procesos del SECOP II, usted debe incluir como parte del cuestionario, los bienes o servicios a comprar en el Proceso de Contratación. Esta información se incluye mediante preguntas tipo “Lista de precios”, que son tablas con las descripciones, cantidades y precios unitarios estimados de los bienes y servicios que la Entidad Estatal va a adquirir. Posteriormente, cuando el Proveedor vaya a presentar su oferta, indicará el precio unitario a ofrecer en esta lista.
Para configurar la lista de precios de su proceso de contratación, tiene varias opciones De acuerdo cómo sea determinado el valor del contrato:
1. Cuando el valor del contrato esté determinado por el valor de la oferta económica ganadora puede hacerlo de las siguientes maneras:
a. Cuando el número de bienes y servicios a adquirir (número de ítems de la lista de precios) no supere los cien ítems (100), incluya todos los bienes y servicios en la Lista de Precios de SECOP II.
b. Cuando el número de bienes y servicios a adquirir supere los cien ítems (100), cree una pregunta tipo lista de precios por el valor total de la oferta y solicite a través de “Requerir evidencias” un documento anexo con el detalle de la oferta para cada uno de los bienes y servicios a adquirir; en el título de la pregunta recuerde a los Proveedores diligenciar el formato adicional de la oferta solicitado por la Entidad. En los pliegos de condiciones, indique a los proveedores que el valor total de la lista de precios de SECOP II y el del documento adicional deben coincidir.
2. Cuando el valor del contrato este determinado por el presupuesto oficial del proceso, y la oferta económica es por precios unitarios o porcentajes de descuento (procesos por bolsa o a monto agotable):
Cree una pregunta de tipo lista de precios por el valor del presupuesto oficial del proceso e indique a los Proveedores en el pliego de condiciones, que este es el valor que deben incluir en dicha lista. En la configuración de la pregunta, a través de “Requerir evidencias” solicite un documento anexo con el detalle de los precios unitarios o porcentajes de descuento correspondientes.
Tenga en cuenta, que el precio unitario ofrecido por el Proveedor en la pregunta “Lista de precios”, es contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta y determina el valor a adjudicar en el Proceso de Contratación. Por lo que, el valor que relaciona el Proveedor en SECOP II debe coincidir con el formato adicional a la oferta económica.
NOTA: Si usted diligenció la información de los bienes y servicios a adquirir en cada lote mediante la plantilla de Excel, en la sección de configuración, no será necesario ingresarla nuevamente. A menos que requiera solicitar un formato adicional a la propuesta económica de SECOP II. Para ello haga clic en “Editar pregunta” y realice los cambios pertinentes.
Teniendo en cuenta las instrucciones ya señaladas, para agregar una pregunta tipo “Lista de precios”, haga clic en “Agregar Pregunta”, seleccione el tipo de pregunta y el SECOP II lo direcciona a un formulario.
En el campo “Título” indique al Proveedor cómo debe presentar su oferta económica, por ejemplo; especifique si debe incluir IVA o cualquier otro gravamen y si debe diligenciar un formato adicional. Tenga en cuenta que, al momento de generar un contrato para el proponente adjudicatario, el SECOP II tomará como valor del contrato, el valor indicado por el Proveedor en la lista de precios. Por tanto, las ofertas deben incluir los gravámenes correspondientes.
En el campo “Esta pregunta cuenta para el valor total de la oferta”, indique siempre ¨Sí¨ para que el valor sea contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta del Proveedor.
Si va a solicitar un formato adicional al proveedor, en el campo “Requerir evidencias” marque “Si” e indíquele a los proveedores cual es el formato adicional que debe adjuntar con su propuesta económica. De lo contrario deje el campo marcado en “No”.
En “Configuración de columnas” seleccione “Valor estimado”. Luego haga clic en “Confirmar”.
A continuación, incluya la siguiente información de los bienes y servicios: referencia del artículo, código del Clasificador de Bienes y Servicios (puede elegirlo en el buscador), descripción, cantidad, unidad de medida y precio unitario estimado. SECOP II calcula el precio total estimado multiplicando el precio unitario por la cantidad.
Para la creación de la pregunta tipo lista de precios, el SECOP II habilita máximo veinte (20) líneas para ingresar la información de los bienes o servicios. En todo caso si su proceso de contratación requiere más ítems/artículos usted puede agregarlos de forma manual, haciendo clic en “Agregar artículo”, o de forma masiva, a través de una plantilla de Excel.
Para ello, haga clic en “Opciones”, seleccione “Exportar desde Excel”, SECOP II descarga a su computador la plantilla de lista de precios.
Use la plantilla para diligenciar la información de los bienes o servicios que va a adquirir. Tenga en cuenta que el campo “Nivel” debe permanecer en cero y que no debe modificar la plantilla del Excel incluyendo columnas o fórmulas. Guarde el formato en su computador y nuevamente desde la pregunta lista de precios haga clic en “Opciones”, y elija “Importar Excel”. Busque la plantilla en su computador, haga clic en “Anexar” y por último en “Cerrar”. SECOP II carga al pliego electrónico la información de cada bien o servicio incluido en la plantilla. Recuerde hacer clic en “Guardar”.
El SECOP II le permite guardar plantillas del cuestionario para reutilizarlas en otros Procesos de Contratación. Para guardar una plantilla haga clic en “Guardar plantilla”; asígnele un nombre e indique que será “Exclusiva para la Entidad” para que otros usuarios la puedan utilizar.
Una vez guardada la plantilla del cuestionario de su proceso podrá encontrarla desplegando el menú “Preguntas” y seleccionando la opción “Plantillas”. Una vez haya estructurado el cuestionario del proceso guarde los cambios y continúe con la siguiente sección.
4. Evaluación
En la sección “Evaluación” es donde usted va a definir cómo van a ser evaluadas las ofertas de los Proveedores.
En “Definir un modelo de evaluación para el proceso” haga clic en “Si”; y en tipo de modelo de evaluación seleccione “Evaluación de varios criterios de selección”. Elija el método de evaluación “Manual” y elija darle publicidad al modelo de evaluación. Para definir los criterios de evaluación haga clic en “Editar/Ver regla. Después haga clic en “Agregar criterio” y escriba el criterio correspondiente. Si su proceso tiene lotes debe hacer este paso por cada uno de los lotes.
A continuación, usted puede definir los factores de desempate que tendrá en cuenta en caso de que se dé un empate entre las ofertas recibidas. Para ello haga clic en “Agregar factor”; agregue la descripción y elija el tipo de factor que vaya a usar, por último, haga clic en “Confirmar”. Repita los pasos para agregar más factores de desempate. Si usted no va a definir factores de desempate marque la opción “No”.
5. Documentos del proceso
En esta sección del pliego debe cargar los documentos que complementan la información diligenciada en las otras secciones, como por ejemplo los Estudios Previos, documento complementario al pliego y los anexos o fichas técnicas.
Haga clic en “Anexar documento” luego en buscar documento, seleccione los documentos correspondientes desde su computador.
Y finalmente haga clic en “Anexar”, cuando el progreso de los documentos indique en verde “Documento anexo” haga clic en “Cerrar”. Puede ingresar tantos documentos como quiera.
Recuerde que no debe duplicar la información; en esta sección puede cargar documentos con información complementaria a la suministrada en las secciones anteriores del pliego electrónico.
En esta sección del pliego de condiciones encuentra una lista de documentos que pueden solicitar las Entidades Estatales en los Procesos de Contratación. El uso de esta sección es opcional. Si usted solicitó los documentos en el cuestionario tenga en cuenta no repetir documentos en ambas secciones.
SECOP II le permite especificar si el Proveedor debe presentar el documento con la oferta o con el contrato.
Publicar pliegos #
Aprenda cómo hacer un Proceso de Contratación de mínima cuantía en línea, desde la creación de los pliegos de condiciones, hasta la publicación del acto de adjudicación.
Una vez termine de configurar el pliego de condiciones electrónico debe publicarlo. Es una buena práctica revisar primero el cronograma para verificar que todas las fechas estén correctas. Haga clic en “Ir a publicar”. Si la Entidad Estatal configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la publicación y luego hacer clic en “Publicar”. En caso contrario el SECOP II muestra directamente el botón “Publicar”. Haga click ahí para que el Proceso pueda ser consultado en SECOP II por cualquier interesado. Cuando usted publica el pliego de condiciones, el SECOP II habilita un cronometro en cuenta regresiva para que los Proveedores envíen observaciones y presenten sus ofertas.
Área de trabajo #
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El SECOP II habilita el área de trabajo en la que encuentra las funcionalidades necesarias para adelantar el Proceso de Contratación en línea e interactuar con los Proveedores en las diferentes fases.
Las funcionalidades más importantes son:
– Detalle del proceso: El SECOP II muestra los datos básicos del proceso y muestra un enlace “Pliegos” para consultar el pliego de condiciones.
– Lista de ofertas: El SECOP II permite consultar las ofertas recibidas las Entidades Estatales. Antes de la fecha de cierre, el SECOP II muestra un cronómetro que indica el tiempo que resta para la presentación de las ofertas. Por seguridad y transparencia el SECOP II no permite abrir las ofertas antes de la fecha de cierre.
Observaciones: En esta sección usted recibe y contesta las observaciones a los pliegos definitivos. El envío de observaciones se deshabilita para los Proveedores una vez se cumple la fecha límite establecida por la Entidad en el cronograma. Debe contestar todas las observaciones para poder avanzar en el Proceso de Contratación.
-Mensajes: Desde esta sección la Entidad puede recibir mensajes de los Proponentes y responderlos, así como enviar mensajes a todos los Proponentes o a uno de ellos, por ejemplo, solicitudes de subsanación de documentos. Usted puede consultar la fecha y hora de envío o recibo de cada mensaje. En “Ver más” accede a la lista completa de mensajes.
-Modificaciones/Adendas: Esta funcionalidad permite modificar el pliego de condiciones del Proceso.
-Eventos del proceso: El SECOP II registra todas las acciones que realizan los usuarios de la Entidad Estatal y los Proveedores durante el Proceso de Contratación.
Siempre que quiera ir al área de trabajo del Proceso, haga clic en “Expediente”.
NOTA: En el Detalle del Proceso encuentra la opción “Ver enlace”, para compartir el expediente electrónico del Proceso debe seleccionar el enlace, copiar y después pegar en la herramienta donde va a transmitir la información.
Respuesta a observaciones pliego condiciones #
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Apertura de oferta #
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Luego de abrir las ofertas debe publicar la lista de oferentes o acta de cierre del proceso que genera automáticamente la plataforma. . Haga clic en “Publicar/Actualizar lista de oferentes”. El SECOP II abre una ventana emergente con la lista de Proveedores que presentaron su oferta y la fecha y hora de llegada de cada una. Para confirmar la publicación del acta de cierre haga clic en “Publicar/Actualizar lista de oferentes”.
Haga clic en “Expediente” para regresar al área de trabajo del Proceso. En la sección “Lista de ofertas” el SECOP II muestra todas las ofertas recibidas en el Proceso de Contratación. Si la Entidad estructuró el Proceso por lotes, el SECOP II le indica a qué lote corresponde cada oferta. Para consultar las ofertas, haga clic en la referencia de la oferta que desea revisar.
NOTA: La plataforma tiene habilitada la opción “Evaluación Económica”, esta es una herramienta opcional de apoyo que la entidad puede utilizar para evaluar las ofertas. Sin embargo, la evaluación de propuestas debe hacerse de manera externa a la plataforma y el uso de esta herramienta es opcional. Si desea usarla, desde la sección de “Evaluación económica” haga clic en “Nuevo”
El SECOP II automáticamente crea el análisis y le muestra la mejor oferta económica presentada.
Para tener más información, haga clic en “Ver detalle”. La plataforma abre una ventana con el detalle del análisis. La Entidad Estatal puede descargar el archivo en su computador haciendo clic en “Opciones” y luego en “Exportación a Excel”. Para finalizar la evaluación haga clic en “Finalizar análisis”.
Vuelva al área de trabajo del proceso, vaya a “Lista de ofertas” y haga clic en la referencia de la oferta con el precio más bajo.
Ingrese a la oferta con el precio más bajo y verifique que cumpla con los requisitos habilitantes. Si el Proveedor debe subsanar algún documento comuníqueselo a través de la sección de mensajes. Si cumple con los requisitos usted deberá adjudicar el proceso al Proveedor que hizo esa oferta. Si, por el contrario, el Proveedor no cumple con todos los requisitos usted deberá revisar la oferta con el segundo precio más bajo y así sucesivamente.
El SECOP II le muestra la información de la oferta en tres secciones:
1. Información general: En esta sección puede consultar la información básica de la oferta; estado, fecha de presentación, nombre del Proveedor, e identificación del Proceso de Contratación y el responsable del Proveedor.
2. Cuestionario: En esta sección puede consultar las respuestas del Proveedor a las preguntas incluidas por la Entidad Estatal.
3. Anexos: En esta sección puede consultar los documentos presentados por el Proveedor como respuestas a las preguntas “Tipo anexo” del cuestionario. Si el Proveedor solicita confidencialidad sobre alguna información, la Entidad debe verificar su contenido y seleccionar si acepta o no la solicitud del Proveedor.
Informe de evaluación #
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Elabore el informe de evaluación en el formato establecido por su Entidad Estatal. Vaya al área de trabajo del Proceso haciendo clic en “Expediente”. Busque la sección “Informes Proceso de Selección” del área de trabajo del Proceso y haga clic en “Crear”.
Si el Proceso de Contratación tiene lotes, la Entidad debe seleccionarlos todos antes de generar el informe de evaluación. El SECOP II le muestra un formulario con dos secciones: ofertas en evaluación e informes.
Para publicar el informe de evaluación, ingrese a la sección “Informes”, haga clic en “Opciones” y luego en “Anexar”. Seleccione el informe desde su computador, haga clic en “Anexar” y luego en “Cerrar”. Diligencie la fecha y hora límite para recibir observaciones al informe de habilitación y haga clic en “Publicar”.
Regrese al área de trabajo haciendo clic en “Expediente” y desde la sección “Lista de ofertas” publique las ofertas recibidas para que todos los interesados puedan conocer esta información y presentar observaciones al informe de evaluación. Recuerde verificar si el Proveedor solicitó la confidencialidad de algún documento. Usted decide si aprueba esta solicitud. Los documentos que marque como confidenciales no serán públicos. Para publicar las ofertas haga clic en “Abrir panel”, y luego en “Publicar lista de ofertas”.
Solicitar subsanaciones #
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Respuesta a observaciones #
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Durante el plazo previsto por la Entidad Estatal, los Proveedores pueden enviar observaciones al informe de evaluación. Para consultar las observaciones recibidas, vaya al área de trabajo del Proceso y haga clic en la referencia del informe de selección. En la segunda sección “Informes”, el SECOP II le muestra todas las observaciones recibidas. Para responder las observaciones haga clic en “Contestar”. Diligencie un asunto. Usted puede responder directamente en el cuadro de texto o anexar un documento. Haga clic en “Enviar”. Debe repetir este procedimiento para todas las observaciones recibidas.
NOTA: En caso de que requiera publicar un nuevo informe de evaluación una vez se cumpla el tiempo de respuesta a observaciones. En la referencia del informe del proceso de selección, haga clic en la segunda sección de “Informes” y luego en “Nuevo informe de evaluación”. Tenga en cuenta, no crear una nueva referencia de informe desde el expediente. SECOP II, habilita la opción para cargar el documento.
Diligencie fecha y hora para recibir observaciones a este nuevo informe de evaluación. Sino lo requiere ingrese un tiempo corto para que pueda continuar con el Proceso y haga clic en “Publicar”.
Declaratoria desierta #
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La Entidad Estatal puede declarar desierto un Proceso de Contratación. Para ello primero debe publicar el acto administrativo correspondiente a través de un mensaje público. Desde la sección mensajes del área de trabajo haga clic en “Crear” escoja como grupo de destinatarios la opción mensaje público, diligencie un asunto y cargue el acta de declaratoria de desierto. Haga clic en “Enviar”.
Luego haga clic en “Pliegos”. El SECOP II muestra el pliego electrónico del Proceso de Contratación. Haga clic en “Cancelar proceso” y diligencie una justificación para la cancelación del Proceso de Contratación, en este caso la declaratoria de desierto. Por último, haga clic en “Confirmar”. Para cancelar el Proceso de Contratación.
NOTA: Antes de cancelar el proceso y realizar el cierre del expediente en el SECOP II, la Entidad deberá cerciorarse de que el acto que declara desierto el Proceso se encuentre en firme.
Informe de adjudicación #
Aprenda cómo hacer un Proceso de Contratación de mínima cuantía en línea, desde la creación de los pliegos de condiciones, hasta la publicación del acto de adjudicación.
Ingrese a la sección “Informes del proceso de selección” del área de trabajo del Proceso. Vaya la sección “Ofertas en evaluación”. En esta sección encuentra todas las ofertas presentadas al Proceso de Contratación. Diligencie estos campos para cada una:
• Posición del proveedor: Indique la posición de cada Oferente. El adjudicado debe quedar con la posición uno “1”
• Puntaje: Diligencie el puntaje obtenido por cada Proveedor en el Proceso. Si no tiene un esquema de puntaje establecido, marque 100 para el ganador de la subasta y cero para los demás.
• Resultado: Cambie a “Seleccionado” al Proveedor que va a adjudicar.
• Selección: Escoja la opción “Total” frente al Proveedor que va a adjudicar.
Recuerde que si el Proceso está dividido en lotes debe diligenciar esta información para cada uno. Luego haga clic en “Finalizar selección”. SECOP II habilita una ventana emergente con un mensaje de confirmación de la selección, acepte el valor de la selección. Si la Entidad Estatal configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la adjudicación.
Una vez aprobada la adjudicación, vuelva a la sección “Informes” y cargue la carta de aceptación de la propuesta, la plataforma habilita un campo opcional para que la Entidad establezca un mensaje a los Proveedores, luego haga clic en “Publicar”. SECOP II cambia el estado del Proceso a “Adjudicado” y genera automáticamente el contrato electrónico en estado “En edición”.
NOTA: Tenga en cuenta que aun cuando en la mínima cuantía el contrato se constituye con la oferta presentada por el Proveedor y su aceptación por parte de la Entidad Estatal, el SECOP II contempla un paso adicional de envío por parte de la Entidad Estatal y aceptación por parte del contratista del documento llamado contrato. Este paso adicional es importante porque permite el uso del módulo de “Gestión Contractual” en el cual la Entidad podrá registrar el seguimiento a la ejecución contractual, recibir y aprobar facturas y realizar las modificaciones que requiera.
