Los campeones de la compra pública en línea

La Ley 1150 de 2007 hace referencia a la contratación pública electrónica, lo que ha sido llamado en otros países compra pública en línea o e-procurement que es la integración de las tecnologías de la información y las comunicaciones a los procedimientos propios de la compra y la contratación.

El Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- creado por la Ley 1150 de 2007 es el punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las Entidades Estatales y para la ciudadanía en materia de compra y contratación pública[1]. El SECOP está conformado por dos plataformas transaccionales que son la Tienda Virtual del Estado Colombiano (utilizada para los acuerdos marco) y el SECOP II, y una plataforma de simple publicidad que es el SECOP I.

El propósito del Gobierno Nacional es que toda la compra y contratación pública a cargo de las Entidades Estatales se haga en línea, lo cual permite contar con expedientes de contratación electrónicos, ofertas en línea, trazabilidad de las decisiones, interacción virtual de los interesados y disponibilidad de la información en tiempo real.

El Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 establece metas concretas para el uso de SECOP II (plataforma transaccional). Por esto en 2015, Colombia Compra Eficiente empezó a desplegar el SECOP II con eventos para enseñar a los compradores públicos a usar la plataforma, tutoriales para los proveedores, videos y manuales. En el año 2016 Colombia Compra Eficiente ofreció a las Entidades Estatales que lo solicitaron acompañamiento en procesos de contratación en el SECOP II.

En el SECOP II las Entidades Estatales hacen en línea sus procesos de compra y contratación, crean el proceso, obtienen la información para los estudios de sector, elaboran los documentos del proceso y los publican, reciben comentarios, los proveedores presentan sus ofertas, las Entidades Estatales publican los informes de evaluación, adjudican y hacen seguimiento a la ejecución de los contratos. Los documentos del proceso son formularios que diligencia la Entidad.

Los Proveedores son usuarios activos de la plataforma, administran una cuenta en la cual registran la información relevante para participar en procesos de contratación, presentan sus ofertas, reciben información y respuestas a sus comentarios y gestionan los contratos de los cuales son parte.

El SECOP II tiene otra gran ventaja. Obliga a las Entidades Estatales a fijar en la plataforma las funciones y responsabilidades de las personas que participan en sus procesos, así como el tipo de decisiones que cada miembro del equipo debe y puede tomar, en términos de tipo de contrato y valor.  

El trabajo en 2015 y 2016 permitió identificar aspectos para mejorar y necesidades específicas de las Entidades Estatales como contar con una guía en materia de archivo para manejar expedientes electrónicos para los procesos de contratación. Por esto, el Archivo General de la Nación y Colombia Compra Eficiente expidieron la Circular Externa No. 21 del 22 de febrero de 2017, para el uso del SECOP II para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de Contrastación.

En 2016 Colombia Compra Eficiente empezó a trabajar con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la interoperabilidad del SECOP II y de la Tienda Virtual del Estado Colombiano con el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF- para hacer validaciones y evitar duplicidad de registros.

También en 2016 Colombia Compra Eficiente empezó a disponer la información del Sistema de Compra Pública en datos abiertos para que la información sea de libre acceso, sin restricciones, estructurada para su reutilización y en formatos de lectura fácil. La información del SECOP II en datos abierto permite a los organismos de control, academia, gremios y ciudadanía en general alimentar sus herramientas tecnológicas sin que sea necesario registros adicionales que duplican la posibilidad de errores en registro y que adicionalmente no permiten asegurar, por ejemplo, que la información que reciben los organismos de control sea la misma que reciben los interesados en el proceso de contratación o la ciudadanía.

En algún momento cercano el SECOP I dejará de funcionar. Esa es una plataforma que tiene más de 10 años y no es transaccional. Es un simple repositorio de información que consume energía, capacidad en centros de datos y recursos para su manejo que deben estar destinados a las plataformas transaccionales del SECOP.  Es por esto que invitamos a todas las Entidades Estatales a conocer el SECOP II y a empezar a usarlo en sus procesos de contratación de inmediato y hacemos un reconocimiento a las Entidades Estatales que han respondido muy bien a la política pública de compra en línea. El siguiente cuadro muestra los campeones en el uso del SECOP II en el 2017 y el porcentaje de uso de la plataforma en relación con el valor de sus contratos registrados en el SECOP (I y II).