Configuración de cuentas SECOP II

Datos de la Entidad Estatal – 2

El SECOP II muestra la siguiente pantalla donde podrá realizar los ajustes correspondientes a la información ingresada en el registro de la cuenta de entidad estatal.

• Datos de la Entidad Estatal – 3

  En la barra de menú superior están habilitadas las opciones “Datos” e “Inicio”.

• Datos de la Entidad Estatal – 4

  Al hacer clic en “Datos”, se muestra el perfil de la cuenta de la entidad estatal en el Directorio SECOP y es posible realizar la configuración de datos del perfil como idioma y hora y documentos; en “Inicio” puede volver al escritorio del SECOP II.
  (1) Perfil: Muestra un formulario con la información que el usuario administrador diligenció cuando creó la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II.
  (2) Idioma y hora: Permite al usuario administrador realizar los ajustes correspondientes de configuración de idioma de la plataforma, zona horaria y cargue de logo. Recuerde configurar la zona horaria en UTC -5:00 Bogotá, Lima, Quito.
  (3) Documentos: Esta sección muestra los documentos que el SECOP II exige a las Entidades Estatales para su registro, el usuario puede consultar el documento si hace clic en el link de su nombre. Adicionalmente el usuario administrador de la Entidad Estatal puede borrar documentos ya cargados y reemplazarlos por otros nuevos para actualizar la información.
  Las demás opciones son funcionalidades de la plataforma que no están disponibles.

• Configuración Entidad Estatal – 2

  • Configuración de equipos: permite establecer  equipos de trabajo para los procesos y el Plan Anual de Adquisiciones (PAA). Los equipos permiten definir que usuarios interactúan directamente en el proceso, asignarles un nivel de permiso y definir flujos de aprobación. En esta opción el usuario administrador debe definir qué usuarios pueden crear y editar estos equipos, la recomendación es que sea el o los usuarios administradores quienes creen y editen los equipos en SECOP II. Al “No” activar el uso de equipos, todos los usuarios de la unidad de contratación quedan habilitados para hacer todas las tareas (ej.: elaboración del pliego, publicación, aprobaciones, adjudicación, etc.) de los Procesos y del Plan Anual de Adquisiciones. Por esta razón Colombia Compra Eficiente recomienda que la opción se marque en “Sí”.

• Configuración Entidad Estatal – 3

  Al activar el uso de equipos en los Procesos y Plan Anual de Adquisiciones, por defecto todos los usuarios asociados a la Entidad Estatal pueden realizar cambios en los equipos definidos; para restringirlos siga los siguientes pasos:
  1. Activar la casilla “Seleccionar los usuarios que pueden editar los equipos”. El SECOP II le permite agregar los usuarios que podrán crear y editar los equipos.
  2. Haga clic en “Agregar usuarios”, SECOP II le permite seleccionar a los usuarios correspondientes.

• Configuración Entidad Estatal – 4

  3. Luego debe definir el nivel de permiso que tendrán los usuarios. Las opciones ofrecidas por el SECOP II son:

  • Total: los usuarios pueden crear y editar los equipos del proceso.
  • Parcial: Para los procesos que ya estén creados el usuario puede cambiar los aprobadores de los flujos de aprobación y no pueden editar las demás opciones del equipo. Para nuevos procesos de contratación, los usuarios pueden crear y editar los equipos.

  Tenga en cuenta que para hacer uso de estos permisos el usuario debe estar dentro del equipo del proceso y la Unidad de Contratación. Si el administrador desea quitarle los permisos de edición de equipos a un usuario, añadido antes, puede hacerlo seleccionando la casilla que aparece a la izquierda de su nombre y haciendo clic en “Borrar usuarios”.

• Configuración Entidad Estatal – 5
• 4. Opciones de exportación: Puede cambiar las opciones del formato de exportación de los documentos tipo de SECOP II.
  Tenga en cuenta guardar los cambios haciendo clic en “Guardar”.

• Perfiles de usuario – 2

  En “Perfil de usuario” el usuario administrador tiene disponibles las siguientes acciones:
  1. Crear perfil: El usuario debe hacer clic en “Crear” esta acción habilita un formulario en el que puede definir:
  • Menú – Información general: Permite indicar una descripción del perfil (Usuario Comprador) y seleccionar la plantilla principal (comprador), es decir el rol que va a ejecutar el usuario.
  • Menú – Definición de elementos del menú inicio: En esta sección el usuario administrador debe definir los elementos que el usuario puede ver en su menú de inicio (máximo 5) y borrar los elementos que no harán parte del mismo.
  • Menú – Opciones: Muestra las funcionalidades de configuración, paginas inteligentes, menú de búsqueda, menú del comprador y otras herramientas de trabajo a las cuales el usuario tiene acceso con la plantilla seleccionada. El usuario administrador puede excluir de esta plantilla más funcionalidades a las que no quiera permitir el acceso de los usuarios.
  • Zona de accesos directos – Áreas rápidas: Activa o desactiva la visualización de las secciones en la parte izquierda del escritorio. Actualmente el área rápida que está disponible en SECOP II para las Entidades Estatales es “Procesos recientes”.
  • Zona de accesos directos – Enlaces rápidos: Permite activar o desactivar la visualización de las opciones del Menú “Ir a” en la parte superior de la pantalla. Ellas son: Crear proceso, Invitar Proveedor, Editar mi perfil, Añadir-Crear Entidad.
  • Escritorio – Enlaces rápidos: Permite definir qué funcionalidades y en qué orden el usuario puede visibilizarlas en el Escritorio.

• Perfiles de usuario – 3

  • Usuarios – Asignar esta dependencia: Esta funcionalidad permite asignar a todos los usuarios de una dependencia el perfil tipo que está creando el usuario administrador, a través del botón “Agregar”.
  • Usuarios – Asignar a usuarios: Esta funcionalidad permite asignar a uno o varios usuarios el perfil tipo que está creando el usuario administrador, a través del botón “Agregar”. Una vez finalice el proceso de creación del perfil tipo, el usuario administrador debe hacer clic en “Crear.

• Perfiles de usuario – 4

  Luego de crear el perfil el usuario tiene las siguientes opciones:
  – Editar perfil: El usuario administrador puede modificar un perfil haciendo clic en el enlace “Editar” que aparece frente al perfil. Esta acción habilita el formulario de creación del perfil y el usuario puede actualizar las características del mismo, por ejemplo, agregar un nuevo usuario.
  – Borrar perfil: Para borrar un perfil el usuario administrador debe hacer clic “Borrar”, SECOP II le permite seleccionar el perfil que desea borrar, luego debe hacer clic nuevamente en “Borrar”.

• Grupos de usuarios – 5

  1. Desactivar grupo de usuarios: El usuario administrador puede desactivar grupos de usuarios si temporalmente la Entidad Estatal no va a utilizarlos. Para realizar esta acción, el usuario administrador debe seleccionar el o los grupos de usuarios que desea desactivar y hacer clic en “Desactivar”.

  2. Activar grupo de usuarios: El usuario administrador puede activar grupos de usuarios que haya desactivado previamente. Para realizar esta acción, el usuario administrador debe seleccionar el o los grupos de usuarios que desea activar y hacer clic en “Activar”.

  3. Borrar grupos de usuarios: Con esta opción el usuario administrador puede borrar grupos de usuarios de manera permanente. Para eso debe seleccionar el o los grupos de usuarios que desea borrar y hacer clic en “Borrar”.

• Flujos de aprobación – 2

  1. Crear flujos de aprobación: Mediante esta opción, el usuario administrador puede crear flujos tipo para utilizarlos posteriormente en la configuración de los equipos del proceso. Haga clic en “Crear”, indique el nombre, la descripción del flujo de aprobación y seleccione la opción “Agregar nivel” para definir el orden de aprobación requerido. No olvide marcar la casilla “Enviar mensaje de alerta al responsable del flujo de aprobación” para que el SECOP II envíe un correo electrónico a cada aprobador informándole que tiene una tarea de aprobación pendiente.

• ​Para poder establecer este acceso el administrador debe tener en cuenta que:
  1. Esta opción sólo está activa si la Entidad Estatal está configurada para establecer accesos de usuario por unidad de contratación en el menú configuración de Entidad Estatal de la configuración de la cuenta.
  2. Para restringir los accesos a la unidad de contratación, el usuario debe seleccionar la opción “No” en “Todos los usuarios de la Entidad tienen acceso a esta unidad de contratación”.

• Unidades de contratación – 5

  Esta acción habilita la posibilidad de asignar usuarios por:
  Grupos de usuarios: Permite que todos los usuarios asociados a un Grupo tengan acceso a los procesos ejecutados a través de la misma, si adicionalmente se agregan al equipo.
  Esta es la opción recomendada por Colombia Compra Eficiente ya que, si durante la ejecución de un proceso de contratación la Entidad quiere incluir un nuevo usuario al proceso, puede hacerlo incluyendo este usuario inicialmente al grupo, y luego al equipo.  Es importante tener en cuenta que siempre que el administrador borre el grupo o elimine la asociación del grupo a la Unidad de contratación, los usuarios de ese grupo dejan de tener acceso a los procesos. Por esa razón no es recomendable borrar grupos de trabajo, y es preferible editar los usuarios que los componen.

• Unidades de contratación – 6

  Agregar usuarios: A través de esta opción, el SECOP II permite seleccionar uno por uno los usuarios que pueden acceder a la Unidad de contratación.
  Cuando el administrador utilice esta opción debe tener en cuenta que si adjunta nuevos usuarios a la Unidad de contratación estos tendrán acceso a los procesos que se creen luego de su incorporación a la unidad de contratación, mas no a los procesos ejecutados anteriormente. Por ello esta funcionalidad no es recomendable a menos que el administrador desee limitar el acceso de nuevos usuarios a procesos ya creados para esa unidad.

• Unidades de contratación – 7

  Borrar acceso: Para borrar uno o más accesos de usuario el administrador debe activar la casilla correspondiente que aparece a su izquierda y hacer clic en “Borrar seleccionado”. Con esta opción, el usuario administrador le quita a un determinado usuario, grupo o dependencia el acceso a la unidad de contratación respectiva. Para finalizar con la creación de la unidad de contratación, el usuario administrador debe hacer clic en “Crear y volver”.

• • Organizar la ejecución de los Procesos de Contratación – 2

    Menú Procesos
    Una vez el usuario administrador a definido la estructura de la cuenta de la Entidad Estatal en SECOP II, debe configurar los equipos del proceso para organizar la ejecución de los Procesos de Contratación, para ello ingrese al SECOP II con su usuario y contraseña. De clic en el menú “Procesos” de la parte superior izquierda de su pantalla y luego en “Tipos de procesos”, este gestor muestra todos los tipos de procesos contemplados en la normativa. Para cada uno existe la opción “Equipo del proceso”. Para crear un equipo, el usuario debe hacer clic en esta opción

• • • Organizar la ejecución de los Procesos de Contratación – 3

      Al hacer clic en “Equipo del proceso”, el SECOP II muestra los equipos creados para el tipo de proceso que haya seleccionado el usuario. Cada uno de los equipos tiene un enlace “Editar” que permite actualizar las características de ese equipo. En esta misma pantalla, es posible crear, activar, desactivar y borrar equipos del proceso. En todo caso es importante que el administrador tenga en cuenta que, para usar equipos en los procesos, además de seguir las indicaciones de esta sección, esta opción sólo está activa si la Entidad Estatal está configurada para trabajar con equipos en el menú configuración de Entidad Estatal de la configuración de la cuenta.

• Crear equipo de la Entidad Estatal

  El usuario debe hacer clic en “Crear equipo de la Entidad Estatal” esta acción habilita el siguiente formulario.

• Accesos de usuario – 2

  Como se ha indicado antes, hay tres formas de asignar los accesos. Al respecto es importante tener en cuenta que:
  Cuando se selecciona la opción de “Agregar usuarios de dependencias” o “Agregar grupos de usuarios” el SECOP II asume que los integrantes del equipo son todos aquellos usuarios que conforma el equipo o la dependencia.
  Una vez se han seleccionado los usuarios que harán parte del equipo, el administrador debe definir que permisos de acceso tendrá cada uno de ellos.

• Asignar flujos de aprobación – 3

  Crear flujo: Mediante esta opción, el usuario administrador puede crear las secuencias de aprobación del Proceso de Contratación, para ello haga clic en “Crear flujo”, indique el nombre, la descripción del flujo de aprobación, seleccione la opción Enviar mensaje de alerta al usuario responsable del flujo de aprobación, indique si será un flujo global o no (Esta opción permite guardar el flujo como una plantilla que podrá reutilizar posteriormente) y seleccione la opción “Plantillas del flujo de aprobación” donde podrá definir si necesita aprobación de un solo usuario o  de varios usuarios de manera secuencial (solo se dará como cumplida esta tarea para continuar con el proceso cuando haya aprobado el ultimo usuario designado en la secuencia) o paralela (se da como cumplida la tarea cuando cualquiera de los usuarios que hacen parte de esta asignación realice la aprobación).