- Infografía
- Crear proceso
- Edición de pliegos borrador
- Publicar pliegos borrador
- Área de trabajo
- Responder observaciones a los pliegos borrador
- Editar pliegos definitivos
- Publicar pliegos definitivos
- Adendas
- Respuesta a observaciones pliegos definitivos
- Apertura de sobre y acta de cierre
- Solicitar subsanaciones
- Informe de evaluación
- Respuesta a observaciones al informe de evaluación
- Declaratoria Desierta
- Apertura de sobre económico
- Informe de adjudicación
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Crear proceso #
Aprenda cómo hacer un Proceso de Contratación de licitación de obra pública en línea, desde la creación del pliego borrador, hasta la publicación del acto de adjudicación del proceso de contratación. Para aprender cómo firmar, modificar y supervisar contratos a través del SECOP II consulte la guía de gestión contractual.
Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación del pliego borrador electrónico. Este pliego electrónico es un formulario con seis secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación, Documentos del Proceso y Documentos de la oferta.
Edición de pliegos borrador #
Aprenda cómo hacer un Proceso de Contratación de licitación de obra pública en línea, desde la creación del pliego borrador, hasta la publicación del acto de adjudicación del proceso de contratación. Para aprender cómo firmar, modificar y supervisar contratos a través del SECOP II consulte la guía de gestión contractual.
Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación del pliego borrador electrónico. Este pliego electrónico es un formulario con seis secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación, Documentos del Proceso y Documentos de la oferta.
1.1 Información general
En la sección 1. “Información General” debe diligenciar los datos básicos así:
a. En “Descripción” escriba el objeto del Proceso de Contratación, recuerde que el campo tiene un límite de 500 caracteres.
b. En “Clasificación del bien o servicio” ingrese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios con los que identificará el Proceso de Contratación. Puede seleccionar un código principal y varios códigos secundarios. Recuerde que puede usar códigos a tercer o cuarto nivel. El nivel de detalle ayuda a la competencia y mejora la calidad de la información.
c. El campo “Plan Anual de Adquisiciones” es para asociar el Proceso de Contratación con las adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Haga clic en “Agregar”, el SECOP II muestra las líneas del PAA de la Entidad Estatal que se relacionan con los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios del proceso de contratación y corresponden con la modalidad de selección. Seleccione la adquisición que corresponda al Proceso de Contratación y haga clic en “Confirmar”. Si no encuentra la línea correspondiente en el PAA, pero sabe que la incluyó en el SECOP II, seleccione la opción «Todos» en el campo “Tipo” y luego haga clic en buscar. La plataforma trae todas las adquisiciones del PAA, seleccione la adquisición y haga clic en “Confirmar”. Si no hay una línea en el PAA que corresponda al Proceso de Contratación, marque que el Proceso NO es una adquisición del PAA.
e. “Acuerdos comerciales”. Debe indicar si el Proceso de Contratación está sujeto a los Acuerdos Comerciales. Si es el caso, marque “SI” y haga clic en “Agregar Acuerdo Comercial”. La plataforma muestra la lista de los Acuerdos Comerciales. Seleccione los que corresponda y haga clic en “Agregar”.
f. El campo “Dirección de notificaciones” hace referencia a la dirección de ejecución del contrato. Por defecto el SECOP II usa la dirección de la Unidad de Contratación (Área de compras) que creó el usuario administrador al configurar la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Si quiere ingresar una dirección diferente quite la marca y modifíquela.
g. “Documentos internos”. Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general.
h. “Configuración del equipo y flujo de aprobación”: Esta opción sólo es visible si en la configuración de la cuenta de la Entidad Estatal se activó la opción para trabajar con flujos de aprobación y si existe un equipo de usuarios que debe aprobar actividades concretas para adelantar el Proceso de Contratación. Guarde los cambios y haga clic en “Continuar”.
El SECOP II comprueba si existe algún Acuerdo Marco o algún instrumento de agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios del Proceso de Contratación. En caso de ser así muestra un aviso. El usuario puede ir a la Tienda Virtual del Estado Colombiano a consultar las condiciones de los instrumentos de agregación de demanda disponibles, para lo cual debe hacer clic en “Ir a la tienda online”. Si la Entidad Estatal está obligada a comprar a través de Acuerdos Marco, debe hacer clic en “Cancelar creación del Proceso” y dirigirse a la Tienda Virtual del Estado Colombiano. De lo contrario, puede decidir entre hacer la compra a través del Acuerdo Marco respectivo o continuar con el Proceso de Contratación en el SECOP II.
En caso de que decida seguir adelante con el Proceso en el SECOP II debe hacer clic en “Cerrar y continuar”. Adicionalmente, en caso de que la Entidad haya indicado que la adquisición no es del PAA, SECOP II habilita una alerta. Es importante tener en cuenta que, aunque el SECOP II presente alertas relacionadas con las validaciones indicadas antes, estas alertas no bloquean la creación del Proceso. Es posible continuar editándolo, pero usted debe redactar una justificación. Esta justificación aparecerá en la sección del formulario del Proceso referente al PAA cuando el Proceso sea consultado por otras Entidades Estatales, Proveedores o la ciudadanía. Si la Entidad Estatal definió un flujo de aprobación para la creación del Proceso de Contratación, el SECOP II abre una ventana emergente con el flujo de aprobación para que usted envíe la tarea para la aprobación del usuario correspondiente. Cuando el aprobador da su autorización, usted puede continuar con el proceso.
1.2 Configuración
En la sección “Configuración” del borrador del pliego de condiciones diligencie la siguiente información:
a. “Cronograma”: En el cronograma establezca las fechas de los hitos del Proceso de Contratación. Recuerde que el SECOP II es una plataforma transaccional, y habilita o deshabilita las acciones de los interesados, Proveedor y Entidad Estatal, de acuerdo con el Cronograma establecido. Las fechas y horas de publicación del aviso de convocatoria pública y la de publicación de estudios previos debe ser la misma.
Revise con cuidado la fecha de Presentación de Ofertas pues los interesados no pueden presentar ofertas con posterioridad a la hora y la fecha señalada.
c. En “Visitas al lugar de ejecución” usted podrá definir si va a permitir que los Proveedores realicen visitas al lugar de ejecución del proceso antes de presentar las ofertas. Cuando marca “Si” la plataforma le pide establecer una fecha y hora límite para que se hagan las visitas y habilita un campo de información adicional donde usted podrá estipular como quiere que se realicen las visitas, por ejemplo, horario.
d. Lotes: Indique si el Proceso tiene lotes o segmentos. Si los tiene, haga clic en “Si” en el campo “Definir valor estimado por lote”. Puede ingresar la información de los lotes manualmente o desde una plantilla de Excel (esto si el proceso tiene muchos lotes).
Para hacerlo manualmente haga clic en “Pulse para añadir un lote” y escriba el valor estimado para cada lote en la casilla de valor estimado. Usted puede hacer clic en “editar” y cambiar los nombres de los lotes. El SECOP II por defecto los numera.
Cuando descarga la plantilla, esta asume como título el identificador del Proceso de Contratación. No debe cambiar el título. Esto para que el sistema reconozca a qué Proceso corresponde la plantilla. Para cada Proceso de Contratación el usuario tiene que descargar la plantilla de importación de lotes. Cada lote debe corresponder a una hoja diferente dentro de la plantilla en Excel. El nombre de la hoja es el nombre del lote. La Entidad no debe modificar la estructura del archivo pues no funcionará correctamente la importación. Para evitar errores, es recomendable usar la opción Mover o Copiar al crear una hoja para cada lote. Cada hoja del archivo tiene una tabla donde la Entidad Estatal debe ingresar la información de insumo para que los Proveedores hagan su oferta económica (referencia del bien o servicio, código del Clasificador de Bienes y Servicios, descripción del bien o servicio a adquirir, cantidad, unidad y precio unitario estimado). Esta plantilla hace las veces de formato de oferta económica de la Entidad y por tanto constituirá el sobre dos. Si requiere solicitar información adicional al Proveedor, tal como el AIU, puede incluir anexos donde el Proveedor debe establecer esta información.
En el campo de comentarios es recomendable indicar las especificaciones que debe tener en cuenta el Proveedor para hacer su oferta (impuestos en particular). Cuando comience el plazo para la presentación de ofertas, el Proveedor incluirá su oferta económica también en precios unitarios al lado del campo “Precio unitario estimado”. La plataforma multiplica este precio unitario por la cantidad para calcular el valor total de la oferta.
Luego de tener todos los lotes configurados en la plantilla, usted debe guardar el archivo en su computador. Para realizar la importación de la plantilla haga clic nuevamente en “Usar Excel” y luego en “Importar lotes y precios”. Haga clic en la opción de sustituir los datos. Luego haga clic en “Confirmar” para cargar la plantilla desde su computador.
Si el Proceso no tiene lotes, deje la opción en “No” y continúe con el siguiente campo.
e. Precios: ingrese el valor estimado del Proceso de Contratación. Si el Proceso de Contratación tiene lotes, el SECOP II calcula automáticamente el valor estimado del Proceso de acuerdo con el valor y cantidad de los artículos ingresados en la información de los lotes.
f. Información presupuestal: Diligencie aquí la información relativa a la destinación del gasto y al origen de los recursos. En destinación del gasto indique si el Proceso de Contratación ejecuta gastos de funcionamiento o de inversión. Tenga en cuenta que, si selecciona inversión, SECOP II habilitará en el contrato los campos Código BPIN y Año de vigencia con los cuales usted podrá asociar y consultar la información de los procesos contractuales financiados con recursos de inversión. Recuerde que la información del CDP del proceso de contratación es obligatoria para la publicación del pliego definitivo.
En origen de los recursos indique si son recursos propios, de regalías, del presupuesto nacional o territorial, de crédito, etc. Si los recursos son de varias fuentes, indique la fuente de recursos que tiene mayor peso dentro del proceso de contratación.
Luego marque “Si” en caso de que su Entidad Estatal esté registrada en el SIIF (Sistema Integrado de Información financiera Financiera), recuerde que este es solamente para Entidades de Orden Nacional. El SECOP II tiene interoperabilidad con SIIF y permite verificar si el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) ingresado para el Proceso existe y si tiene saldo suficiente.
Haga clic en” Agregar código” para ingresar el CDP o el código de la vigencia futura con el que la Entidad va a pagar el valor del contrato. Si la Entidad está registrada en SIIF, debe diligenciar los campos código y saldo a comprometer y el SECOP II completa automáticamente el saldo. Si la Entidad no hace parte del SIIF, debe diligenciar todos los campos. Para finalizar haga clic en “Crear”.
Luego de relacionar la información puede validar o consultar con el SIIF, para ello seleccione el código a verificar y haga clic en validar; si es una Entidad registrada en SIIF, debe hacer clic en “Consultar SIIF”.
g. En “Configuraciones avanzadas” usted puede establecer el número de decimales que debe tener en cuenta el Proveedor al presentar su oferta o indicar si exige muestras para el proceso.
Recuerde hacer clic en “Guardar” para continuar con el siguiente formulario.
1.3 Cuestionario
En la sección 3 “Cuestionario” del borrador del pliego de condiciones usted debe indicar los requisitos que los Proveedores deben presentar con la oferta. Para la modalidad de Licitación Pública de Obra el SECOP II divide el cuestionario en dos sobres: Sobre 1 – Habilitante y técnico y Sobre 2 – Económico. Para solicitar documentos a los Proveedores en el Sobre 1 haga clic en “Editar” en frente.
Para solicitar documentos o información al Proveedor puede establecer secciones en la plataforma y dentro de estas incluir preguntas, para ello haga clic en “Agregar sección” en el menú ubicado en la parte superior de la pantalla. Incluya un nombre para la sección (por ejemplo “Requisitos habilitantes”) y luego haga clic en “Confirmar”.
Para solicitar documentos o información al Proveedor, correspondientes a esa sección, haga clic en “Opciones” en frente de la sección correspondiente y luego en “Agregar pregunta”, seleccione el tipo pregunta que desea realizar (en este caso “Anexos”) y haga clic en “Siguiente”. El tipo de preguntas que elija depende de la respuesta que busca de los Proveedores. Por ejemplo, puede agregar preguntas numéricas para solicitar algún indicador, preguntas lógicas (de SI o NO) para verificar si los Proveedores están incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad; etc.
Para cada tipo de pregunta SECOP II habilitará una ventana emergente en la cual deberá solicitar la información o documento que los Proveedores deben presentar para participar en el proceso de contratación, adicionalmente, para cada solicitud usted puede indicar si es obligatoria o no. Cuando el Proveedor diligencia la oferta, la plataforma sólo le permitirá enviarla hasta que responda todas las solicitudes marcadas como obligatorias. Las preguntas obligatorias se refieren a la información o los documentos no subsanables; es decir, si el documento que está solicitando es subsanable usted deberá marcar el documento como “No” obligatorio, y viceversa. Haga clic en “Confirmar” y repita este procedimiento para todos los documentos que va a solicitar a los Proveedores.
Ya no es necesario que usted solicite a través del cuestionario el certificado de existencia y representación legal ni el RUP a los Proveedores, pues el SECOP II le permite consultar ambos documentos en tiempo real buscando el perfil del proveedor desde el Directorio SECOP. Para hacerlo, ingrese a “Menú”, y haga clic en “Directorio SECOP”. Luego ingrese el nombre del Proveedor o el NIT. Si desea conocer el paso a paso para consultar estos documentos, ingrese al canal de YouTube de Colombia Compra Eficiente y busque la cápsula “Cómo consultar el RUP y el Certificado de Existencia y representación Legal en el SECOP II”. Si usted quiere hacer cambios a una pregunta creada debe hacer clic en “Editar pregunta” y si el Proceso de Contratación tiene lotes, puede solicitar los mismos documentos habilitantes o de requisitos técnicos para todos los lotes. En ese caso las preguntas deben estar marcadas como “Todos los lotes”. Si usted requiere solicitar información diferente en cada lote, debe indicar en la pregunta cuál es el lote al que corresponde. Repita este procedimiento para todos los documentos que va a solicitar a los Proveedores y guarde los cambios.
Para ingresar la información del Sobre 2 – Económico haga clic en “Editar” en frente. En todos los Procesos del SECOP II, usted debe incluir como parte del cuestionario, los bienes o servicios a comprar en el Proceso de Contratación. Esta información se incluye mediante preguntas tipo “Lista de precios”, que son tablas con las descripciones, cantidades y precios unitarios estimados de los bienes y servicios que la Entidad Estatal va a adquirir. Posteriormente, cuando el Proveedor vaya a presentar su oferta, indicará el precio unitario a ofrecer en esta lista.
Para configurar la lista de precios de su proceso de contratación, tiene varias opciones De acuerdo cómo sea determinado el valor del contrato:
1. Cuando el valor del contrato esté determinado por el valor de la oferta económica ganadora puede hacerlo de las siguientes maneras:
a. Cuando el número de bienes y servicios a adquirir (número de ítems de la lista de precios) no supere los cien ítems (100), incluya todos los bienes y servicios en la Lista de Precios de SECOP II.
b. Cuando el número de bienes y servicios a adquirir supere los cien ítems (100), cree una pregunta tipo lista de precios por el valor total de la oferta y solicite a través de “Requerir evidencias” un documento anexo con el detalle de la oferta para cada uno de los bienes y servicios a adquirir; en el título de la pregunta recuerde a los Proveedores diligenciar el formato adicional de la oferta solicitado por la Entidad. En los pliegos de condiciones, indique a los proveedores que el valor total de la lista de precios de SECOP II y el del documento adicional deben coincidir.
2. Cuando el valor del contrato este determinado por el presupuesto oficial del proceso, y la oferta económica es por precios unitarios o porcentajes de descuento (procesos por bolsa o a monto agotable):
Cree una pregunta de tipo lista de precios por el valor del presupuesto oficial del proceso e indique a los Proveedores en el pliego de condiciones, que este es el valor que deben incluir en dicha lista. En la configuración de la pregunta, a través de “Requerir evidencias” solicite un documento anexo con el detalle de los precios unitarios o porcentajes de descuento correspondientes.
Tenga en cuenta, que el precio unitario ofrecido por el Proveedor en la pregunta “Lista de precios”, es contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta y determina el valor a adjudicar en el Proceso de Contratación. Por lo que, el valor que relaciona el Proveedor en SECOP II debe coincidir con el formato adicional a la oferta económica.
Nota: Si usted diligenció la información de los bienes y servicios a adquirir en cada lote mediante la plantilla de Excel, en la sección de configuración, no será necesario ingresarla nuevamente. A menos que requiera solicitar un formato adicional a la propuesta económica de SECOP II. Para ello haga clic en “Editar pregunta” y realice los cambios pertinentes.
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Para ingresar la información sobre los bienes o servicios a contratar en el Proceso de Contratación haga clic en “Editar pregunta”
SECOP II habilita una ventana emergente donde usted debe indicar la siguiente información: En el campo “Título” indique al Proveedor cómo debe presentar su oferta económica, por ejemplo, especifique si debe incluir IVA o cualquier otro gravamen. Tenga en cuenta que, al momento de generar un contrato para el proponente adjudicatario, el SECOP II tomará como valor del contrato el valor indicado por el Proveedor en la lista de precios. Por tanto, las ofertas deben incluir los gravámenes correspondientes. En “Requerir Evidencias” indique si el Proveedor debe presentar evidencia de su oferta económica, (se refiere a documentos anexos a la oferta económica, por ejemplo, el formato adicional de la Entidad). En el campo “Esta pregunta cuenta para el valor total de la oferta”, indique siempre ¨Sí¨ para que el valor sea contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta del Proveedor.
Si va a solicitar un anexo adicional al proveedor, en el campo “Requerir evidencias” marque “Si” e indíquele a los proveedores cual es el anexo que debe adjuntar con su propuesta económica. De lo contrario deje el campo marcado en “No”. En “Configuración de columnas” seleccione “Valor estimado”. Luego haga clic en “Confirmar”.
A continuación, incluya la siguiente información de los bienes y servicios: referencia del artículo, código del Clasificador de Bienes y Servicios (puede elegirlo en el buscador), descripción, cantidad, unidad de medida y precio unitario estimado. SECOP II calcula el precio total estimado multiplicando el precio unitario por la cantidad.
Para la creación de la pregunta tipo lista de precios, el SECOP II habilita máximo veinte (20) líneas para ingresar la información de los bienes o servicios a contratar. En todo caso si su proceso de contratación requiere más ítems/artículos usted puede agregarlos de forma manual, haciendo clic en “Agregar artículo”, o de forma masiva, a través de una plantilla de Excel. Para usar la plantilla de Excel, haga clic en “Opciones”, y “Exportar desde Excel”, para descargar a su computador la plantilla de lista de precios del SECOP II e incluir la información correspondiente a su lista de precios.
Use la plantilla para diligenciar la información de los bienes o servicios que va a adquirir. Tenga en cuenta que el campo “Nivel” debe permanecer en cero y que no debe modificar la plantilla del Excel incluyendo columnas o fórmulas. Guarde el formato en su computador y nuevamente desde la pregunta lista de precios haga clic en “Opciones”, y elija “Importar Excel”. Busque la plantilla en su computador, haga clic en “Anexar” y por último en “Cerrar”. SECOP II carga al pliego electrónico la información de cada bien o servicio incluido en la plantilla. Recuerde hacer clic en “Guardar”
El SECOP II le permite guardar plantillas del cuestionario para reutilizarlas en otros Procesos de Contratación. Para guardar una plantilla haga clic en “Guardar plantilla”; asígnele un nombre e indique que será “Exclusiva para la Entidad” para que otros usuarios la puedan utilizar.
1.4 Evaluación
En esta sección es donde usted va a definir cómo van a ser evaluadas las ofertas que reciba de los Proveedores. En “Definir un modelo de evaluación para el proceso” haga clic en “si”; en tipo de modelo de evaluación seleccione “Evaluación de varios criterios de selección”; elija el método de evaluación “Manual” y elija darle publicidad al modelo de evaluación. Para definir los criterios de evaluación haga clic en “Editar/Ver regla”
Después haga clic en “Agregar criterio” y escriba el criterio correspondiente. Si su proceso tiene lotes debe hacer este paso por cada uno de los lotes. A continuación, usted puede definir los factores de desempate que tendrá en cuenta en caso de existir empate entre las ofertas recibidas. Para ello haga clic en “Si” y luego en “Agregar factor”; agregue la descripción y el tipo de factor que corresponda, finalmente haga clic en confirmar. Repita los pasos para agregar más factores de desempate. Si usted no va a definir factores de desempate elija la opción “No”.
1.5 Documentos del proceso
En esta sección del pliego borrador debe cargar los documentos que complementan la información diligenciada en las otras secciones, como por ejemplo los Estudios Previos, documento complementario al pliego y los anexos o fichas técnicas. Haga clic en “Anexar documento”, luego en buscar documento, seleccione los documentos correspondientes desde su computador y finalmente haga clic en “Anexar” y cuando el progreso de los documentos indique en verde “Documento anexo” haga clic en “Cerrar”. Puede ingresar tantos documentos como quiera.
Una vez creado el borrador del pliego de condiciones debe publicarlo. Es una buena práctica revisar primero el cronograma para verificar que todas las fechas estén correctas. Haga clic en “Ir a publicar”. Si la Entidad Estatal configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la publicación y luego hacer clic en “Publicar”. En caso contrario el SECOP II muestra directamente el botón “Publicar”. Haga clic ahí para que el Proceso pueda ser consultado en SECOP II por cualquier interesado. Cuando usted publica el borrador de pliego de condiciones, el SECOP II habilita un cronómetro en cuenta regresiva para que los Proveedores presenten sus observaciones.
Publicar pliegos borrador #
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Una vez creado el borrador del pliego de condiciones debe publicarlo. Es una buena práctica revisar primero el cronograma para verificar que todas las fechas estén correctas. Haga clic en “Ir a publicar”. Si la Entidad Estatal configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la publicación y luego hacer clic en “Publicar”. En caso contrario el SECOP II muestra directamente el botón “Publicar”. Haga clic ahí para que el Proceso pueda ser consultado en SECOP II por cualquier interesado. Cuando usted publica el borrador de pliego de condiciones, el SECOP II habilita un cronómetro en cuenta regresiva para que los Proveedores presenten sus observaciones
Área de trabajo #
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El SECOP II habilita el área de trabajo en la que encuentra las funcionalidades necesarias para adelantar el Proceso de Contratación en línea e interactuar con los Proveedores en las diferentes fases. Las funcionalidades más importantes son:
1. Detalle del proceso. El SECOP II muestra los datos básicos del proceso y muestra un enlace “Pliegos” para consultar el borrador de pliego de condiciones.
2. Lista de ofertas: El SECOP II permite consultar las ofertas recibidas por las Entidades Estatales. Antes de la fecha de cierre, el SECOP II muestra un cronómetro que indica el tiempo que resta para la presentación de las ofertas. Por seguridad y transparencia el SECOP II no permite abrir las ofertas antes de la fecha de cierre. Si el Proceso se encuentra en la fase de publicación del Proyecto de Pliegos, el cronómetro contabiliza el tiempo que tienen habilitado los Proponentes para enviar las observaciones.
3. Observaciones: En esta sección usted recibe y contesta las observaciones al proyecto de pliegos y a los pliegos definitivos. El envío de observaciones se deshabilita para los Proveedores una vez se cumple la fecha límite establecida por la Entidad en el cronograma. Debe contestar todas las observaciones para poder avanzar en el Proceso de Contratación.
4. Mensajes: Desde esta sección la Entidad puede recibir mensajes de los Proponentes y responderlos, así como enviar mensajes a todos los Proponentes o a uno de ellos, por ejemplo, solicitudes de subsanación de documentos. Usted puede consultar la fecha y hora de envío o recibo de cada mensaje. En “Ver más” accede a la lista completa de mensajes.
5. Modificaciones/Adendas: Esta funcionalidad permite modificar el borrador del pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo.
Responder observaciones a los pliegos borrador #
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Editar pliegos definitivos #
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Usted puede actualizar el pliego de condiciones con base en las observaciones recibidas a los borradores de pliegos del Proceso. Para hacerlo, haga clic en “Finalizar etapa de planeación”. Recuerde que para hacerlo debe haber contestado todas las observaciones recibidas y el cronómetro de presentación de observaciones debe estar en cero. Luego debe hacer clic en “Editar Proceso”. El SECOP II lo conduce al pliego de condiciones del Proceso de Contratación. Usted puede editar cualquiera de sus secciones como lo explicamos en la sección anterior.
Publicar pliegos definitivos #
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Para publicar el pliego de condiciones definitivo. Haga clic en “Ir a publicar”. Si la Entidad configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la publicación y luego hacer clic en “Publicar”. En caso contrario, haga clic directamente en “Publicar”. A partir de este momento, SECOP II habilita a los Proponentes el envío de ofertas al Proceso y empieza a correr un cronómetro en cuenta regresiva que llega a cero el día y la hora del cierre.
Adendas #
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Si la Entidad Estatal quiere hacer adendas al pliego de condiciones, debe ingresar a “Modificaciones/Adendas” en el área de trabajo del Proceso de Contratación. Haga clic en “Crear” y escoja de la lista la opción que más se ajuste a la modificación que desea realizar. Tenga en cuenta que en una misma adenda puede modificar varias secciones del pliego de condiciones.
Modifique las fechas y haga clic en “Confirmar”. Recuerde que puede modificar varias secciones del pliego de condiciones, por lo que también puede ingresar a la sección de cuestionario para incluir preguntas o editar las que ya ingresó. Redacte una justificación y haga clic en “Realizar modificación”. Luego haga clic en “Aplicar modificación” para publicar la adenda. Si la Entidad Estatal configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la publicación y luego hacer clic en “Aplicar modificación” para publicar la adenda. El SECOP II aplica los cambios en una nueva versión en el pliego de condiciones.
Respuesta a observaciones pliegos definitivos #
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Las observaciones al pliego definitivo se responden de la misma manera que las observaciones al borrador de pliegos de condiciones. Para consultarlas vaya al área de trabajo haciendo clic en “Expediente” y luego a la sección “Observaciones a los Documentos del Proceso”.
Apertura de sobre y acta de cierre #
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Luego de abrir el sobre 1, debe publicar el acta de cierre que genera automáticamente la plataforma. Haga clic en “Publicar/Actualizar lista de oferentes”. El SECOP II abre una venta emergente con la lista de Proveedores que presentaron oferta en el Proceso y la fecha y hora de llegada de cada oferta. Haga clic en “Actualizar/Publicar lista de oferentes”.
Haga clic en “Expediente” para regresar al área de trabajo del Proceso. En la sección “Lista de ofertas” el SECOP II muestra todas las ofertas recibidas en el Proceso de Contratación. Si la Entidad estructuró el Proceso por lotes, el SECOP II le indica a qué lote corresponde cada oferta. Para consultar las ofertas, haga clic en la referencia de la oferta que desea revisar.
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El SECOP II le muestra la información de la oferta en tres secciones:
1. Información general: En esta sección puede consultar la información básica de la oferta; estado, fecha de presentación, nombre del Proveedor, e identificación del Proceso de Contratación y el responsable del Proveedor.
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3. Anexos: En esta sección puede consultar los documentos presentados por el Proveedor como respuestas a las preguntas “Tipo anexo” del cuestionario. Si el Proveedor solicita confidencialidad sobre alguna información, la Entidad debe verificar su contenido y seleccionar si acepta o no la solicitud del Proveedor.
Solicitar subsanaciones #
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Durante la evaluación de las ofertas puede solicitar a los Proveedores subsanar requisitos habilitantes o aclarar el contenido de la oferta a través de la sección de mensajes. El Proveedor debe responder el mensaje y presentar los documentos soporte. Descargue los documentos adicionales presentados y haga clic en “Agregar documentos a la oferta” para que queden incorporados en la oferta del Proveedor.
Informe de evaluación #
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Elabore el informe de evaluación en el formato establecido por su Entidad Estatal. Vaya al área de trabajo del Proceso haciendo clic en “Expediente”. Busque la sección “Informes Proceso de Selección” del área de trabajo del Proceso y haga clic en “Crear”. Si el Proceso de Contratación tiene lotes, la Entidad debe seleccionarlos todos antes de generar el informe de evaluación. El SECOP II le muestra un formulario con dos secciones: «Ofertas en evaluación e Informes».
Para publicar el informe de evaluación, ingrese a la sección “Informes”, haga clic en “Opciones” y luego en “Anexar”. Seleccione el informe desde su computador, haga clic en “Anexar” y luego en “Cerrar”. Diligencie la fecha y hora límite para recibir observaciones al informe de habilitación y haga clic en “Publicar”
Regrese al área de trabajo haciendo clic en “Expediente” y desde la sección “Lista de ofertas” publique las ofertas recibidas para que todos los interesados puedan conocer esta información y presentar observaciones al informe de evaluación. Recuerde verificar si el Proveedor solicitó la confidencialidad de algún documento. Usted decide si aprueba esta solicitud o no. Los documentos que marque como confidenciales no serán públicos. Para publicar las ofertas haga clic en “Abrir panel” y luego en “Publicar Ofertas”. La plataforma habilita una ventana emergente con la información de los proveedores que presentaron sus ofertas, para confirmar la publicación de las ofertas haga clic nuevamente en “Publicar lista de ofertas”.
Respuesta a observaciones al informe de evaluación #
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Durante el plazo previsto por la Entidad Estatal, los Proveedores pueden enviar observaciones al informe de evaluación. Para consultar las observaciones recibidas, vaya al área de trabajo del Proceso y haga clic en la referencia del informe de evaluación publicado.
En la segunda sección “Informes”, el SECOP II le muestra todas las observaciones recibidas. Para responder las observaciones haga clic en “Contestar”. Diligencie un asunto. Usted puede responder directamente en el cuadro de texto o anexar un documento con la respuesta. Haga clic en “Enviar”. Debe repetir este procedimiento para todas las observaciones recibidas.
Declaratoria Desierta #
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La Entidad Estatal puede declarar desierto un Proceso de Contratación. Para ello primero debe publicar el acto administrativo correspondiente a través de un mensaje público. Desde la sección mensajes del área de trabajo haga clic en “Crear” escoja como grupo de destinatarios la opción mensaje público, diligencie un asunto y cargue el acta de declaratoria de desierto. Haga clic en “Enviar”.
Luego haga clic en “Ver pliegos”. El SECOP II muestra el pliego electrónico del Proceso de Contratación. Haga clic en “Cancelar proceso” y diligencie una justificación para la cancelación del Proceso de Contratación, en este caso la declaratoria de desierto. Por último, haga clic en “Confirmar” para cancelar el Proceso de Contratación.
NOTA: antes de cancelar el proceso y realizar el cierre del expediente en el SECOP II, la Entidad deberá cerciorarse de que el acto que declara desierto el Proceso se encuentre en firme.
Apertura de sobre económico #
Aprenda cómo hacer un Proceso de Contratación de licitación de obra pública en línea, desde la creación del pliego borrador, hasta la publicación del acto de adjudicación del proceso de contratación. Para aprender cómo firmar, modificar y supervisar contratos a través del SECOP II consulte la guía de gestión contractual
Para abrir el sobre económico, usted debe, desde el sobre 1, admitir a los proveedores que cumplan con los requisitos habilitantes y técnicos correspondientes y debe excluir a aquellos que no hayan cumplido. Tenga en cuenta que siempre que excluya alguna oferta en SECOP II debe indicar una justificación de la exclusión en la opción “Incumplimiento”. Si todos los proveedores cumplieron haga clic en “Admitir todos los pendientes”. Luego, haga clic en “Confirmar”.
Vaya al sobre económico, haga clic en “Iniciar” y luego en “Abrir sobres” para que SECOP II desencripte la información de las ofertas. Actualice la lista de oferentes, haciendo clic en “Publicar/Actualizar lista de oferentes”. Verifique y evalúe la oferta económica de cada uno de los proveedores. Debe admitir la oferta económica del proveedor adjudicatario y excluir la de los demás, recuerde que siempre que excluya una oferta en SECOP II debe indicar una justificación de la exclusión. Luego, haga clic en “Confirmar”
Informe de adjudicación #
Aprenda cómo hacer un Proceso de Contratación de licitación de obra pública en línea, desde la creación del pliego borrador, hasta la publicación del acto de adjudicación del proceso de contratación. Para aprender cómo firmar, modificar y supervisar contratos a través del SECOP II consulte la guía de gestión contractual.
Ingrese a la sección “Informes del proceso de selección” del área de trabajo del Proceso. Vaya a la sección “Ofertas en evaluación”. En esta sección encuentra todas las ofertas presentadas al Proceso de Contratación. Diligencie estos campos para cada una:
• Posición del proveedor: Indique la posición de cada Oferente. El adjudicado debe quedar con la posición “1”
• Puntaje: Diligencie el puntaje obtenido por cada Proveedor en el Proceso. Si no tiene un esquema de puntaje establecido, marque 100 para el ganador y cero para los demás.
• Resultado: Cambie a “Seleccionado” al Proveedor que va a adjudicar.
• Selección: Escoja la opción “Total” frente al Proveedor que va a adjudicar.
Recuerde que si el Proceso está dividido en lotes debe diligenciar esta información para cada uno. Luego haga clic en “Finalizar selección” con esta acción la plataforma crea automáticamente el contrato electrónico. SECOP II habilita una ventana emergente con un mensaje de confirmación de la selección, acepte el valor de la selección. Si la Entidad Estatal configuró flujos de aprobación, usted debe esperar que el usuario aprobador autorice la adjudicación
